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Exact ist ein niederländischer Software-Hersteller. Seit 2014 bietet das Unternehmen über seine deutsche Niederlassung sein beliebtes Buchhaltungsprogramm unter dem Namen Exactonline.de auch als Cloud-Service an. Das bedeutet, dass der Anwender die Funktionen der Software online nutzen kann, ohne sich zuvor ein Programm herunterzuladen und zu installieren. Der Dienst für die Onlinebuchhaltung umfasst neben Modulen für die Finanzbuchhaltung auch Features für das Marketing, den Vertrieb und die Betriebsplanung.

Für wen ist der Dienst geeignet?

Das Angebot von Exactonline.de wurde speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) entwickelt. Der Anwender hat die Möglichkeit, die Funktionen flexibel auf seine Ansprüche zuschneiden zu lassen. Zudem kann er die Anzahl der Nutzer nach Belieben verändern.

Der Exact Produktberater

Exact bietet eine ganze Reihe von Buchhaltungssoftwares, die alle auf unterschiedliche Unternehmen und Ansprüche zugeschnitten sind. Das ist sinnvoll, allerdings haben neue Interessenten auf den ersten Blick nicht direkt den Durchblick, was für ihre Firma die ideale Software wäre.

Dafür hat Exact eine ausgezeichnete und sehr einfache Problemlösung: Gleich auf der Startseite der Exact.com Website ist der „Produktberater“ in grünem Feld zu finden. Dieser Button führt direkt zum Start des praktischen Wegweisers, der aus einer Reihe von aufeinander folgenden Fragen zum Unternehmen besteht. Wenn man eine nach der Anderen beantwortet, wird die Produktauswahl im System hintergründig eingeschränkt. Am Schluss wird dann das optimal passende Software-Produkt angezeigt.

Alle Funktionen des Exactonline.de Buchhaltungsservices

Die meisten Unternehmen nutzen Exactonline.de für die Onlinebuchhaltung und die Erstellung von wichtigen Dokumenten wie Rechnungen und Mahnungen. Darüber hinaus bietet der Service aber auch Funktionen für den Vertrieb, die Betriebsplanung und das Marketing.

Betriebliche Abläufe wie das Kundenmanagement, die Rechnungsstellung, die Zeiterfassung und das Dokumentenmanagement lassen sich ebenfalls mit der Software bequem im Browser erledigen. Zahlreiche Übersichten und Auswertungsfunktionen helfen den Unternehmen bei ihrer strategischen Planung. Falls es gesetzliche Änderungen bei den buchhalterischen und steuerlichen Vorgaben gibt, werden diese automatisch von dem Programm aktualisiert.

Für die Adressverwaltung und das Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement steht ein integriertes Customer Relationship Management (CRM) zur Verfügung.

Darüber hinaus bietet Exactonline.de noch weitere Funktionen für Dienstleister, das produzierende Gewerbe und den Handel. Wer sich beispielsweise für das Paket „Handel“ entscheidet, profitiert von zusätzlichen Features für die Logistik und die Lagerverwaltung. Wählt man hingegen den Tarif „Dienstleistungen“, so kann man das Programm für das Projektmanagement und die Stundenerfassung nutzen. Es gibt zusätzlich eine Erweiterung, die für Unternehmen aus dem produzierenden Gewerbe gedacht ist. Sie unterstützt die Firmen bei der Planung der Fertigungs-, Personal- und Materialkosten.

Für diese unternehmerischen Schwerpunkte bietet Exact individuelle Software:

• Buchhaltung
• Handel
• Projektmanagement
• Projektabrechnung
• Produktion
• Steuerberater und Buchhaltungsbüros

Exact.com bietet also für Handelsunternehmen andere Software-Zuschnitte als etwa für Agenturen, Produktionsfirmen, Freelancer oder sogar für Steuerberater.

Technische Details

Unabhängig davon, für welche Version man sich entscheidet, erhält man bei Exactonline.de immer gratis eine App für Android oder iOS. Dank dieser App ist es für Unternehmen möglich, auch unterwegs zu arbeiten und mit dem Smartphone neue Absatzchancen zu schaffen. Zudem lassen sich beispielsweise Stunden mit der Smartwatch erfassen oder Rechnungen vom Tablet aus verschicken.
Exact Online bietet auch eine API-Schnittstelle an. Damit können Entwickler eigene Anwendungen in das Programm integrieren. Zur Auswahl steht neben einer Exact Online REST API auch eine Exact Online XML API.

Auch Sicherheit wird bei Exact Online groß geschrieben. Nicht ohne Grund vertrauen weltweit bereits mehr als 300.000 Unternehmen auf das Programm für die Onlinebuchhaltung. Die Verfügbarkeit liegt bei 99,99 Prozent und die Sicherheitsstandards sind außerordentlich hoch. Für den Datenaustausch zwischen den Unternehmen und Exact Online kommt eine HTTPS-Verbindung zum Einsatz, die mit einem 1024-Bit-Algorithmus verschlüsselt ist. Dieser Algorithmus verwendet ein SSL-Zertifikat von Verisign, einer zuverlässigen Zertifizierungsstelle, die international anerkannt ist. Auch Sicherheitsdienste, Regierungen und Banken vertrauen auf Verisign.

Exactonline.de Kostenübersicht

Bei Exactonline.de werden mehrere verschiedene Pakete angeboten, die zu unterschiedlichen Preisen buchbar sind. Unternehmen, die nur nach einem Tool für die Onlinebuchhaltung suchen, sind mit dem Modul „Buchhaltung“ richtig beraten. Dabei gibt es die Standard- und die Advanced-Version. Erstere richtet sich an Unternehmen, die sich eine Kombination aus Buchhaltungs- und CRM-Programm wünschen und dieses mit dem Online-Banking verknüpfen möchten.

Der monatliche Grundpreis liegt bei 19 Euro für einen Mandanten und drei Arbeitsplätze. Wer nicht auf die Anlagenbuchhaltung, die Budgetierung, die Kostenrechnung und die Mehrwährungsfähigkeit verzichten kann, muss sich für den Advanced-Tarif für 29 Euro im Monat entscheiden. Bei diesem Paket sind ein Mandant und fünf Arbeitsplätze inklusive. Bei beiden Versionen kostet jeder zusätzliche Mandant 7,50 Euro und jeder weitere Arbeitsplatz 5 Euro im Monat.

Buchhaltungssoftware mit Schwerpunkt Projektabrechnung

Das Paket „Projektabrechnung“ umfasst neben der Buchhaltung auch Funktionen für das Verwalten von Projekten und Stundensätzen. Features für das Kundenbeziehungsmanagement mit CRM sind ebenfalls enthalten. Das Modul kostet mindestens 69 Euro pro Monat für einen Arbeitsplatz und einen Mandanten. Hier wird für jeden zusätzlichen Mandanten eine Gebühr von 7,50 Euro und für jeden zusätzlichen Arbeitsplatz ein Betrag von 9 Euro im Monat in Rechnung gestellt.

Buchhaltungssoftware mit Schwerpunkt Projektmanagement

Darüber hinaus gibt es das Modul „Projektmanagement“, das in den Varianten Standard und Advanced angeboten wird. Die Standard-Version ist für Dienstleistungsanbieter gedacht, die zusätzliche Funktionen wie eine Kapazitätsplanung oder ein erweitertes Projektmanagement benötigen. Es kostet 139 Euro im Monat, wobei für weitere Arbeitsplätze und Mandanten wieder zusätzliche Kosten entstehen. Unternehmen, die Abonnements, Serviceverträge und Projekte online erstellen und kontrollieren möchten, buchen die Advanced-Version für 179 Euro im Monat.

Software mit Schwerpunkt Handel, Produktion oder für Buchhaltungsbüros

Des Weiteren werden die Tarife „Handel“ für Handelsunternehmen (ab 109 Euro monatlich), „Produktion“ (ab 189 Euro monatlich) für Betriebe mit hauseigener Warenproduktion sowie „Steuerberater und Buchhaltungsbüros“ (5 Euro pro Mandant) angeboten.

10 % sparen bei 1 Jahr Laufzeit

Prinzipiell haben alle Tarife eine Laufzeit von einem Monat und können demnach monatlich gekündigt werden. Es ist aber möglich, einen Jahresvertrag abzuschließen. Das macht Sinn, wenn Unternehmen von vornherein wissen, dass sie die Software für die Onlinebuchhaltung länger nutzen möchten, denn dann ist eine Ersparnis von 10 Prozent möglich.

Zahlung

Die Zahlung kann zum Beispiel per Kreditkarte, iDEAL oder PayPal erfolgen.

Den Exactonline Buchhaltungsservice testen

Exactonline.de bietet für jedes Modul eine 30-tägige kostenfreie Testversion an.

Der Anwender kann sein gewähltes Paket in dieser Zeit im vollen Funktionsumfang nutzen. Auch der Online- und Telefonsupport ist bei der Testversion inklusive. Sobald die 30 Tage abgelaufen sind, endet die Testphase automatisch, sodass keine Kündigung erforderlich ist und der Vertrag nicht automatisch in einen kostenpflichtigen Tarif umgewandelt wird.

Bedienhilfe – so funktioniert das Buchhaltungs-Programm

Wer sich bei Exactonline.de registriert hat, kann an einem kostenlosen Training teilnehmen. Dabei wird die Bedienung des Programms erklärt. Das Tool ist dank des übersichtlichen und strukturierten Dashboards sehr einfach zu bedienen. Es dient als Kommandozentrale, die alle wichtigen Informationen bereitstellt.

Im Dashboard werden Statistiken, Fakten, Geschäftsindikatoren und Zahlen gesammelt. Es kann sowohl in der vorkonfigurierten Ansicht verwendet als auch individuell an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Zudem hilft die integrierte Erinnerungsfunktion dabei, dass der Anwender keine Fristen verpasst, wie etwa für fällige Zahlungen oder die Steuererklärung. Auch die dazugehörige App ist intuitiv bedienbar.

Kundenservice

Zum Angebot von Exactonline.de gehört auch ein Kundendienst. Während der Geschäftszeiten beantworten die Mitarbeiter Fragen telefonisch oder per Webformular. Die Service-Hotline ist unter +49 (0)69 66566 2100 erreichbar und von 9 bis 17 Uhr besetzt.