Billomat.com

Hinter Billomat.com steckt ein Service für die Onlinebuchhaltung, der bereits seit 2007 existiert. In dieser Zeit nahm der Funktionsumfang des Programms erheblich zu. Es handelt sich hierbei um einen Cloud-Dienst, der nur online verwendet wird und keine lokale Installation auf dem Computer erfordert. Die Software bietet die Möglichkeit, auf einfache Weise Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Lieferscheine zu erstellen. Zudem können auch wiederkehrende Abo-Rechnungen verschickt werden. Eine Artikel- und eine Kundenverwaltung gehören ebenfalls zum Funktionsumfang des Programms. Automatische Belegerfassung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, DATEV-Export, Steuerberaterzugang und eine Mobile App gehören außerdem zu den wichtigsten Funktionen. Der Service wird von einem deutschen Unternehmen angeboten, das seinen Hauptsitz in Nürnberg hat.

 

Für wen ist der Dienst von Billomat.com geeignet?

Die Zielgruppe von Billomat.com ist breit gefächert: Freelancer kommen ebenso auf ihre Kosten wie kleine bis mittlere Unternehmen. Um den unterschiedlich hohen Ansprüchen gerecht zu werden, gibt es mehrere Tarife, die sich hinsichtlich des Funktionsumfangs voneinander abheben.

Wer später merkt, dass sein Tarif doch nicht ausreicht, hat jederzeit die Möglichkeit, ein Upgrade abzuschließen. Beim Solo-Tarif ist standardmäßig nur ein User inbegriffen, wobei der Business-Tarif mehrere Personen miteinschließt. Firmen, die viele Mitarbeiter haben, können einfach den Customized-Tarif wählen, der uneingeschränkte Kapazitäten bietet, sei es eine unbegrenzte User-Anzahl, mehr Speicherplatz oder andere zusätzliche Service-Leistungen.

Billomat Funktionen

Billomat.com ist ein Tool für die Onlinebuchhaltung, das sich seit 2018 nicht mehr nur auf das Erstellen von Rechnungen konzentriert, sondern mittlerweile auch grundlegende Buchhaltungsfunktionen sowie extra Features wie Projektmanagement und Zeiterfassung beinhaltet.

Das Hauptaugenmerk des Programms bestand ursprünglich darin, Angebote und Rechnungen zu schreiben. Es können aber auch Mahnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Gutschriften erstellt werden. Zudem ist es möglich, wiederkehrende Abo-Rechnungen zu verschicken.

Durch die Funktionserweiterung stehen Businesskunden zum Beispiel eine unbegrenzte Anzahl an Dokumenten, Belegen und Kundeneinträgen zur Verfügung. Darüber hinaus verfügt das Tool über einige wichtige Funktionen für die Buchhaltung, von denen man vor allem im Businesstarif profitiert. Dazu gehören ein automatisches Mahnwesen mit individuellen Mahnstufen und -gebühren, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die Umsatzsteuervoranmeldung, der automatische Bankabgleich und der DATEV-Export.

Bei Billomat ist auch eine Kundenverwaltung inklusive. Der Anwender muss die Kundendaten nur ein einziges Mal eingeben und kann sie dann jederzeit wiederverwenden. Deshalb sind die Dokumente bereits vorausgefüllt. Auch eine Artikelverwaltung gehört zum Funktionsumfang. Je nachdem, für welchen Tarif man sich entscheidet, kann man eine bestimmte Anzahl an Leistungen und Artikeln anlegen. Dabei ist es möglich, Schlagworte, die Einheit und den Steuersatz individuell festzulegen.

Der User hat zudem die Möglichkeit, sein eigenes Briefpapier zu gestalten. Mit Word können sämtliche Dokumente vollständig an die eigenen Wünsche angepasst werden. Der Versand erfolgt per E-Mail, per Fax oder per Post. Wer sich für den Mailversand entscheidet, kann die Rechnungen auch mit einer digitalen Signatur versehen lassen.

Sehr praktisch sind auch die verschiedenen Übersichten, Statistiken und Berichte. Damit hat der Anwender seine eingehenden und ausgehenden Rechnungen immer im Blick.

Technische Details von Billomat

Für Android- und iOS-User steht eine kostenlose Mobile App bereit, mit der sich die Anwender die Funktionen des Buchhaltungstools auch auf ihr Smartphone holen können.

Für die kostenpflichtigen Tarife wird eine 256-Bit SSL-Verschlüsselung angeboten, um eine sichere Übertragung zu garantieren. Täglich werden zudem Backups angelegt. Alle Server befinden sich in Deutschland.

Darüber hinaus bietet Billomat.com zahlreiche Schnittstellen zu externen Tools, wie Debitor-Inkasso (Forderungsmanagement), EMAILBRIEF (Versand), Shopify, WooCommerce (Onlineshops), freeFiBU (Buchhaltung), Salesforce (CRM) und BaseCamp (Projektmanagement) an. Wer diese Schnittstellen nutzt, muss aber unter Umständen mit Zusatzkosten rechnen. Dank der API ist es zudem möglich, von anderen Systemen auf das Tool für die Onlinebuchhaltung zuzugreifen.

Billomat.com Kostenübersicht

Entsprechend unterschiedlicher Zielgruppen bietet Billomat 3 bedürfnis-optimierte Tarife und zusätzlich die Möglichkeit einen individuell angepassten Tarif zurechtzuschneidern. Dementsprechend lauten die Billomat-Buchhaltungs-Pakete Solo, Business, Enterprise und Customized. Den Tarif Solo erhält man für 6 Euro im Monat. Empfohlen wird allerdings das Angebot Business zur vollständigen Buchhaltung, der mehr Mitarbeiter zulässt – Preis: nur 16€ im Monat im Jahresabo. Er bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und reicht für die meisten Freelancer und kleinen Unternehmen aus. Größere Unternehmen profitieren vom Enterprise-Paket für 39 Euro monatlichem Basispreis, dem jüngsten Angebot des Onlinebuchhaltungsdienstes. Wer mehr Funktionen benötigt, kann sich auch ein individuelles Angebot von Billomat einholen.

Die Mindestvertragslaufzeit liegt bei einem Monat. Es besteht aber die Möglichkeit, eine längere Vertragslaufzeit abzuschließen, um sich einen Rabatt von bis zu 12 Prozent zu sichern. Jeder kostenpflichtige Tarif kann mit einer Frist von einer Woche vor dem Ende des Vertrags gekündigt werden. Sollte das nicht passieren, verlängert er sich automatisch um einen weiteren Monat. Wählt man einen kostenpflichtigen Tarif, so zahlt man entweder mit der Kreditkarte, per Bankeinzug, mit PayPal oder per Überweisung.

Den Buchhaltungsservice von Billomat.com testen

Die Onlinebuchhaltung von Billomat.com kann ganze 14 Tage lang kostenlos getestet werden.

Bedienhilfe – so funktioniert das Programm

Auf der Website von Billomat gibt es einführende Videos, die erklären, wie das Programm für die Onlinebuchhaltung korrekt verwendet wird. Außerdem ist es möglich, an kostenlosen Webinaren teilzunehmen, um mehr über Buchhaltung und Billomat zu erfahren. Da bei der Entwicklung des Tools auf eine gute Usability geachtet wurde, gestaltet sich die Nutzung aber entsprechend einfach.

Sobald man sich eingeloggt hat, wird die „Schaltzentrale“ aufgerufen. Dort sieht der Anwender auf einen Blick die wichtigsten Informationen wie offene Rechnungen oder die letzten Aktivitäten.

Im Abschnitt „Dokumente“ kann der User Rechnungen, Angebote und weitere Dokumente verfassen. Von Vorteil ist, dass die Eingabemaske zum Großteil bereits vorausgefüllt ist, sodass man nur noch wenige zusätzliche Informationen eingeben muss.

Der „Artikel“-Bereich ist für Nutzer gedacht, die häufig Rechnungen für ähnliche Leistungen oder Produkte erstellen. Dort lassen sich Rechnungspositionen vorbereiten und auf einfache Weise verwalten.
In der Rubrik „Kunden“ hat der Nutzer die Möglichkeit, seine Kunden zu verwalten. Das hat den Vorteil, dass sämtliche Kontaktdaten nur einmal eingegeben werden müssen. Billomat.com übernimmt dann die Verknüpfung zwischen der Kundenakte und sämtlichen Aktionen und Dokumenten. Hier kann sich der Nutzer beispielsweise auch anzeigen lassen, welcher Kunde für den größten Umsatz des Unternehmens verantwortlich ist.

Billomat.com Kundenservice

Bei allen Tarifen ist ein kostenloser Support im Preis inbegriffen. Im Kunden-Center wird ein umfangreicher FAQ-Bereich angeboten. Dort, wie auch in den Funktionsvideos und Webinaren, findet der Anwender bereits eine Antwort auf viele Fragen, sodass eine Kontaktaufnahme zum Support-Team nicht immer erforderlich ist. Wer sich mit Vorschlägen, Fragen oder Problemen direkt an Billomat.com wenden möchte, schreibt einfach eine E-Mail an support[at]billomat.com oder nutzt das Kontaktformular. Telefonisch ist das Service-Team unter der Nummer +49911148861590 erreichbar.

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