Buchhaltungssoftware für GmbH und UG – Bilanzierung ohne Steuerberater-Chaos

GmbH, UG und AG sind bilanzierungspflichtig – ohne Ausnahme und ohne Größenbeschränkung. Für Kapitalgesellschaften braucht es also doppelte Buchführung, SKR03- oder SKR04-Kontenrahmen und einen Jahresabschluss, der ggf. im Bundesanzeiger veröffentlicht wird. Nicht jede Cloud-Buchhaltung kann das. Hier ein Überblick, was Sie wirklich brauchen.

Was Bilanzierung von der EÜR unterscheidet

Weil der Steuerberater bei GmbHs fast immer im Prozess sitzt, ist der wichtigste Software-Auswahlkriterium: Wie sauber kommen meine Daten in die Kanzlei? Zwei Wege sind üblich – direkt über DATEV-Export oder über einen digitalen Kanzlei-Zugang.

Kriterien für GmbH-Software

1. SKR03/SKR04 voll unterstützt, inkl. automatischer Kontenzuordnung bei OCR-Buchung
2. DATEV-Export (CSV/DTVF) oder direkte Kanzlei-Schnittstelle
3. Rückstellungen, Abschreibungen, Anlagenverzeichnis
4. Zwischenbilanz-Funktion (Quartalsabschluss für Beratungsgespräche)
5. Anhang & elektronische Einreichung ans Bundesanzeiger-Portal (E-Rechnung: Empfang bereits 2025 Pflicht)
6. Mandantenfähigkeit, wenn mehrere Gesellschaften (Holding + Betriebs-GmbH) laufen

Empfehlenswerte Programme im Überblick

• Collmex (ab 9 €/Monat): Vollbuchhaltung inkl. Bilanzierung, Anlagenbuchhaltung und DATEV-Export. Preis-Leistungs-Sieger für kleine GmbHs mit eigener Buchhaltung.
• sevdesk (ab 14,50 €): Starke Belegerkennung; Bilanzierung läuft über den „Steuerberater-Zugang" – die Kanzlei schließt direkt im System ab.
• Lexware Office (ab 13,90 €): Module für doppelte Buchhaltung und Jahresabschluss, gut mit Kanzleien vernetzt.
• DATEV Unternehmen online (Kanzlei-Produkt): Wenn Ihre Steuerkanzlei ohnehin mit DATEV arbeitet, ist das der direkteste Weg – die Software kommt von der Kanzlei, Preise variieren.
• Scopevisio (ab 29 €): Enterprise-näher, inkl. Rechnungswesen-Modulen und Personalsoftware aus einem Haus.

Alle Tarife im Detail: Vergleich für Kapitalgesellschaften.

Inhouse-Buchhaltung oder Kanzlei?

Drei realistische Modelle:

1. Selbst machen + Kanzlei schließt ab: Programm mit DATEV-Export wählen (Collmex, sevdesk), die Kanzlei übernimmt nur Abschluss und Steuererklärung. Günstigste Variante.
2. Kanzlei macht alles über DATEV: Weniger eigenes Werkzeug, aber laufende Kanzleikosten. Sinnvoll ab komplexen Verhältnissen (Tochtergesellschaften, WES-Zugehörigkeit).
3. Mischform: OCR-Buchung in der Cloud, Quartalsbilanz vom Berater prüfen lassen.

Wichtig: Unabhängig vom Modell gilt die Aufbewahrungspflicht – Buchungsbelege 10 Jahre (seit 2025 geändert, siehe GoBD-Reform). Cloud-Anbieter erfüllen das meist über das Archiv, prüfen Sie die Kündigungsklauseln, damit Ihr Archiv bei Wechsel nicht verloren geht.

Datenübernahme beim Wechsel

Wenn Sie von Excel oder einem alten Desktop-Programm kommen:

1. Stichtagsbilanz zum Jahreswechsel erzeugen (Anlagenspiegel + offene Posten)
2. Eröffnungsbilanz in das neue Programm importieren
3. Offene Posten (Debitoren/Kreditoren) einzeln prüfen
4. Erst danach laufende Belege buchen – sonst verdoppeln sich Salden

Fast alle Anbieter unterstützen den Import über CSV-Vorlagen; bei sevdesk und Lexware Office gibt es geführte Migrations-Assistenten.

Fazit

Für GmbHs entscheidet die Schnittstelle zum Steuerberater über Erfolg oder Frust. Collmex ist der Preis-Sieger für die eigene Buchhaltung, sevdesk und Lexware Office die komfortablen Allrounder mit Kanzlei-Anbindung. Machen Sie den Anbieter-Finder mit Rechtsform „GmbH/UG" – er gewichtet Bilanzfähigkeit, DATEV-Export und Budget automatisch.

Stand: September 2026. Keine Steuerberatung; konkrete Rechtsfragen mit dem Steuerberater klären.