Ratgeber: Online-Buchhaltung einfach erklärt

Einstiegstarife starten bei 0 € (Kontist, Accountable Basis) und liegen für Vollversionen mit OCR, Bankanbindung und USt-Voranmeldung zwischen 13 und 30 € pro Monat. Bilanzfähige Programme kosten meist 20–60 € pro Monat. Aktionsrabatte von 50 % im ersten Jahr sind üblich. In unserem Vergleich können Sie nach Preis sortieren und filtern.

Das hängt von Rechtsform, Belegaufkommen und Budget ab. Für Solo-Freelancer sind Accountable und Kontist stark, für Kleinunternehmen sevdesk und Lexware Office, für GmbHs Collmex oder sevdesk mit Kanzlei-Modul, für Online-Shops easybill, in Österreich Kontolino, in der Schweiz bexio. Der Anbieter-Finder auf dieser Seite berechnet Ihre persönliche Top 3 in 7 Fragen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Versand-Pflicht kommt gestuft: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle B2B-Rechnungen. Während der Übergangsphase bleiben Papierrechnung und PDF mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Details im Blogartikel zur E-Rechnungspflicht.

Nein, eine Software ist rechtlich nicht vorgeschrieben. Praktisch aber sehr empfehlenswert: Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) verlangt die korrekte Kennzeichnung der Rechnungen und die Überwachung der Grenzen (25.000 € Vorjahr / 100.000 € laufendes Jahr). Programme mit Kleinunternehmer-Modus wie Accountable oder Kontist erledigen beides automatisch.

Freiberufler führen grundsätzlich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen EÜR machen, solange sie unter 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn bleiben. GmbH, UG und AG bilanzieren immer. Im Vergleich können Sie nach Gewinnermittlung filtern, um nur passende Programme zu sehen.

Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) müssen seit der GoBD-Reform 10 Jahre aufbewahrt werden, Jahresabschlüsse ebenfalls 10 Jahre, Geschäftsbriefe und Lohnunterlagen 6 Jahre. Die Aufbewahrung darf elektronisch erfolgen – Cloud-Buchhaltungsprogramme mit revisionsfestem Archiv erfüllen das üblicherweise.

Für viele Solo-Betriebe reicht die Software (inkl. direkter ELSTER-Übermittlung). Bei Bilanzierungspflicht, grenzüberschreitenden Geschäften oder Betriebsprüfungen ist eine Kanzlei sinnvoll – dann meist im Mischmodell: Sie erfassen Belege und Rechnungen in der Software, die Kanzlei macht Abschluss und Erklärungen. Das spart typischerweise 1.500–4.000 € pro Jahr.

Österreich braucht UVA-Anmeldung über FinanzOnline, RKSV-konforme Kassen und AT-Steuersätze (20/10/13 %). Geeignet sind Kontolino (österreichischer Anbieter), sevdesk und Lexware Office (AT-Versionen) sowie Zoho Books. Deutsche Standardsoftware ohne AT-Profile ist nicht ausreichend.

In der Schweiz brauchen Sie MWST-Profile (8,1/2,6/3,8 %) und idealerweise Schweizer Bankanbindungen. bexio ist der KMU-Marktführer, Klara bietet Software plus Steuerberatung, Run my accounts liefert Buchhaltung als Service. Im Vergleich nach Land CH finden Sie alle Kandidaten mit CHF-Preisen.

Es bedeutet, dass die Software die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern erfüllt: unveränderbare Buchungen, revisionsfestes Belegarchiv, Datenzugriff für Prüfungen und Verfahrensdokumentation. Alle Programme in unserem Vergleich erfüllen die Grundanforderungen – Details zum Export und Datenstandort stehen auf den Detailseiten.

Ja, aber planen Sie den Wechsel: Vertragsende zum Jahreswechsel wählen, vollständigen Datenexport (Belege inkl. Metadaten, Kontensalden, offene Posten) sichern und die Eröffnungsbilanz ins neue Programm importieren. Anbieter wie sevdesk und Lexware Office bieten Migrations-Assistenten. Nie wechseln, ohne den Beleg-Export geprüft zu haben!

Mit OCR, Bankanbindung und automatischem Abgleich sind bei Solo-Betrieben 15–30 Minuten pro Monat realistisch. Der Aufwand hängt vor allem vom Belegaufkommen ab: Faustregel 1–2 Minuten pro Beleg bei automatischer Erfassung, 3–5 Minuten manuell.