Rechnung schreiben: Vorlage mit allen Pflichtangaben (2026)

Eine Rechnung ist mehr als ein Zahlungswunsch: Sie ist ein umsatzsteuerrechtliches Dokument mit klar definierten Pflichtangaben. Fehlt auch nur eine Angabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger kippen – und für Sie drohen Nachzahlungen. Mit der richtigen Vorlage oder Software passiert das nicht.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede Rechnung zwischen Unternehmen muss diese Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Leistenden
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer – einmalig, lückenlos, zeitlich folgerichtig
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum) – abweichendes Leistungsdatum gesondert angeben
7. Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
8. Vereinbarter Entgelt oder nachträglich vereinbarte Entgeltminderung
9. Hinweis auf Übergang der Steuerschuld (§ 13b UStG / Reverse-Charge), falls zutreffend

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) weisen keine Umsatzsteuer aus und ergänzen den Satz: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG."

Muster-Rechnung zum Kopieren

Musterfirma GmbH
Musterstraße 12
10115 Berlin
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung Nr. 2026-0042
Ausstellungsdatum: 20.09.2026
Leistungszeitraum: 01.09.2026 – 15.09.2026

Rechnung an:
Kunde KG
Beispielweg 3
80331 München

Pos.  Beschreibung                    Menge   Einzelpreis   Gesamt
1     Webdesign-Paket Basic           1       1.200,00 €    1.200,00 €
2     Hosting 12 Monate               12      9,90 €        118,80 €

Nettobetrag:                                  1.318,80 €
Umsatzsteuer 19 %:                              250,57 €
Gesamtbetrag:                                 1.569,37 €

Zahlbar ohne Abzug bis zum 04.10.2026 auf:
IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00 · BIC XXXXXXXX

E-Rechnung: Die Vorlage allein reicht bald nicht mehr

Seit dem 1. Januar 2025 müssen B2B-Rechnungen in Deutschland auf E-Rechnung (EN 16931) ausgestellt werden können – der Empfang ist Pflicht, die Ausstellung in der Übergangsfrist bis Ende 2026 noch per Papier/PDF möglich (mit Zustimmung des Empfängers). Ab 2027 gelten deutlich strengere Regeln. Wer heute eine Vorlage nutzt, sollte prüfen, ob das dahinterstehende Programm XRechnung/ZUGFeRD erzeugen kann. Details erklärt unser Artikel zur E-Rechnungspflicht 2026.

Aufbewahrung: 8 Jahre Rechnung, 10 Jahre Belege

Rechnungen müssen 8 Jahre, Buchungsbelege 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Bei digitaler Rechnung gilt: digital empfangen → digital archivieren, unveränderbar und GoBD-konform. Ein Ausdruck im Ordner genügt nicht mehr.

So geht's schneller: Rechnungen aus der Buchhaltungssoftware

Alle genannten Programme nummerieren fortlaufend, prüfen Pflichtangaben automatisch und archivieren GoBD-konform – genau die drei Fehlerquellen, die manuelle Vorlagen haben.

Häufige Fehler bei handgeschriebenen Rechnungen

• Lücken in der Nummerierung („2026-0042" nach „2026-0040") – das Finanzamt fragt nach
• Fehlendes Leistungsdatum bei Vorauszahlungen
• Falscher Steuersatz bei gemischten Leistungen (z. B. 7 % Bücher, 19 % Dienstleistungen)
• Reverse-Charge vergessen bei EU-Kunden mit gültiger USt-IdNr.
• Skonto-Angaben ohne klaren Bezugszeitraum

Fazit

Eine gute Vorlage rettet den ersten Eindruck, eine gute Software rettet die Buchhaltung. Wer mehr als ein paar Rechnungen pro Monat schreibt, sollte auf ein Programm mit E-Rechnungs-Support setzen – die Pflicht kommt ohnehin. Unser Anbieter-Vergleich zeigt, welches Tool zu Ihrem Volumen passt.