Auftragsbestätigung Vorlage

Auftragsbestätigungen – einfach mit einer Word-Vorlage fehlerfrei erstellen:

Nimmt ein Kunde euer Angebot (teilweise oder ganz) an, so erteilt er eurer Firma den Auftrag, die angebotene Dienstleistung zu erbringen oder die Ware zu liefern. Es ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber aus mehreren Gründen sinnvoll, auf eine solche Bestellung mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung zu antworten.

Ein solches Schreiben kann Details zusammenfassen, die am Telefon besprochen wurden, oder Änderungen am eigentlichen Angebot aufzeigen. Eine Auftragsbestätigung eignet sich auch für einen ausdrücklichen Hinweis auf die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Die Auftragsbestätigung verschafft dem Kunden einen Leistungsüberblick und bietet ihm die Möglichkeit, Missverständnisse rechtzeitig zu klären. Aber als Auftragnehmer bestätigst du bzw euere Firma, die vereinbarte Leistung zu den festgelegten Bedingungen zu erbringen.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass die Auftragsbestätigung angemessen und rechtsgültig gestaltet ist und alle für die Bestellung relevanten Informationen enthält. Auftragsbestätigungsvorlagen sind ein einfaches und überwiegend kostenloses Werkzeug und sind in der Regel nur gewöhnliche Word- oder Excel-Dokumente bzw daraus generierte PDFs.

Was enthällt eine Vorlage für die Auftragsbestätigung?

Die schriftliche Auftragsbestätigung sollte für jeden Auftragnehmer eine Grundvoraussetzung sein, und zwar nicht nur aus den oben genannten Gründen. Ein weiterer Vorteil einer Auftragsbestätigung ist dies: Wenn ein Dokument korrekt verfasst ist, kann es auch in Gerichtsverfahren verwendet werden. Ihr benötigt nicht einmal einen bestimmten Software- oder Rechtsabschluss, um einen zu erstellen. Die gängigen Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme wie Word und Excel bieten bereits alle notwendigen Werkzeuge und Funktionen, um eine Bestätigung zu erstellen, zu drucken oder als PDF zu versenden.

Um nicht für jeden Auftrag eine Bestätigung komplett neu schreiben zu müssen, ist es üblich, mit Word oder Excel Vorlagen für Auftragsbestätigungen zu erstellen – oder einfach auf vorgefertigte Versionen zuzugreifen. In letzterem sind bereits alle elementaren Komponenten eingefügt und die Platzhalterdaten können jederzeit ersetzt werden.

Für einen neuen Vertrag müsst ihr nur die Vorlage anpassen und nicht von Grund auf neu erstellen. Das spart viel Zeit. Wenn ihr eure Vorlage für alle Auftragsbestätigungen verwendet, dann haben eure Dokumente automatisch ein einheitliches Design.

Dank der großen Auswahl an branchenspezifischen Auftragsbestätigungsvorlagen für Word und Excel findet ihr für jede Branche die passende Version. Diese unterscheiden sich in Bezug auf Layout und Inhaltselemente leicht und eignen sich daher hervorragend für die eigentliche Kundenansprache. Mit der richtigen Vorlage sind eure Briefe nicht nur korrekt und vollständig, sondern auch branchenspezifisch und für die gängigsten Auftragsarten geeignet. Wenn ihr das Dokument an eure Bedürfnisse anpassen möchtet, müsst ihr nur ein paar Änderungen an der Vorlage vornehmen und diese dann problemlos speichern.

Hinweis

Wenn sich eure Anzahl der Bestellungen kontinuierlich verbessert und ihr eine ständig wachsende Anzahl von Auftragsbestätigungen erstellen und organisieren müssen, werdet ihr wahrscheinlich nicht mehr die beste Vorlage verwenden. In solchen Fällen wird der Wechsel zu einer speziellen Buchhaltungs-Software empfohlen.

Professionelle Lösungen wie SevDesk verbinden die verschiedenen Schritte eurer Kundenbeziehungen und erstellen automatisch individuelle Bestätigungsschreiben, wenn ein Kunde ein Angebot angenommen hat.

Vorlagen für die Auftragsbestätigung: Was zeichnet eine gute Vorlage aus?

Bei der Beurteilung eines Auftragsbestätigungsformulars spielen zwei Aspekte eine wichtige Rolle:

Ein entscheidendes Kriterium ist die Statik. Das Schreiben sollte die Informationen über den angebotenen Service sowie die damit verbundenen Bedingungen klar und verständlich darstellen. Hat der Kunde Fragen, sollte er auch die Kontaktmöglichkeiten schnell und einfach finden können. Im besten Fall bietet die Auftragsbestätigung dem Kunden eine direkte Kontaktmöglichkeit – falls vorhanden, natürlich.

Der zweite Faktor ist der Inhalt der Auftragsbestätigungsvorlage im Excel- oder Word-Format. Nicht jede Vorlage muss alle möglichen Elemente enthalten. Sie sollte aber immer die für eure Branche typischen Bausteine enthalten oder euch zumindest die Funktionen oder die Möglichkeit bieten, diese schnell und einfach hinzuzufügen. Die folgende Liste enthält die Punkte, die immer in einer professionellen Auftragsbestätigung enthalten sein sollten:

• Firmenanschrift und ggf. weitere Kontaktinformationen (Telefon, E-Mail, persönlicher Kontakt)
• Kundenadressdaten
• Vertragsnummer und/oder Kundennummer (falls vorhanden)
• Datum der Auftragsbestätigung
• Umfassende Auftragsbeschreibung (Beschreibung, Preis, Umfang der vertraglichen Leistung)
• Gesamtbetrag und Umsatzsteuer (falls erforderlich)
• Geschätzter Liefertermin oder Leistungsdatum
• Zusätzliche Bedingungen, wie z.B. Versandkosten und Konditionen
• Zahlungsbedingungen
• Gerichtsstand und Eigentumsvorbehalt

Erstellen könnt ihr eure Auftragsbestätigungsvorlage mit Word und Excel oder mit dem kostenlosen Pendant Libre Office.

Wenn ihr eine Vorlage für Auftragsbestätigungen verwenden möchtet, benötigt ihr keine spezifischen Vorkenntnisse. Die oben genannten Word- und Excel-Vorlagen machen den Großteil der verfügbaren Beispiele aus – aber ihr findet auch Bestätigungsvorlagen für Programme aus anderen Office-Suiten, mit denen ihr eure Briefe schreiben könnt. Der Unterschied zwischen Textverarbeitung und Tabellenkalkulationsvorlagen besteht darin, dass letztere euch die Möglichkeit geben, bestimmte Schritte des Prozesses zu automatisieren.

Im folgenden Leitfaden geben wir euch ein Beispiel, wie ihr mit einer Auftragsbestätigung in Word und Excel oder Libre Office arbeiten können.

Nachdem ihr die Vorlage heruntergeladen hat, öffnet sie mit einem Doppelklick, genau wie jedes andere Word- oder Excel-Dokument. Die folgenden Änderungen sind nun erforderlich, bevor ihr das Bestätigungsschreiben an eure Kunden senden können:

Sucht oben links den Platz für eure Firmenadresse und darunter die Empfängeradressdaten. Zusätzlich zu eurer Firmenadresse könntet ihr auch eine Telefonnummer und/oder eine E-Mail-Adresse für den Kunden eingeben.

Die folgende Betreffzeile wird verwendet, um dem Empfänger mitzuteilen, um welche Art von Brief es sich handelt. Hier könnt ihr einen detaillierteren Titel formulieren, z.B. „Auftragsbestätigung für Ihre Bestellung / Ihre Bestellung vom 05.10.2017“.

Unter der Betreffzeile stellt die Vorlage drei Werte zur Verfügung: Die Anzahl der angenommenen Angebote, die als Grund für das Bestätigungsschreiben angegeben sind, die Kundennummer (falls vorhanden) oder Angebotsnummer und das Datum, an dem das Dokument ausgestellt wurde.

Nachdem ihr den Empfänger und die Bestellung geklärt habt, folgt auf den Text für die Auftragsbestätigung ein Text, in dem ihr den Kunden direkt ansprecht. In ein bis zwei Sätzen habt ihr die Möglichkeit, euch für den Auftrag zu bedanken und auf die kommende Liste der vereinbarten Leistungen zu verweisen.

Die vereinbarten Leistungen oder bestellten Positionen sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Führt verschiedene Waren oder Dienstleistungen jeweils in einer separaten Zeile auf. Es ist Standard, die genaue Beschreibung, Menge und Einzelpreis sowie den Gesamtpreis anzugeben. Ihr könnt die Spalten jedoch auch an eure Bedürfnisse anpassen und bei Bedarf hinzufügen oder entfernen. Gleiches gilt für die Anzahl der Zeilen, wenn ihr Platz für zusätzliche Elemente benötigt.

Der Gesamtpreis der Artikel ohne Umsatzsteuer, der fällige Steuerbetrag und der Rechnungsendbetrag werden in der Tabelle separat aufgeführt, bevor ihr in einen anderen Textbereich wechselt, der sich an den Kunden richtet. Fügt alle wichtigen Zusatzinformationen (Eigentumsvorbehalt, Lieferbedingungen, Bezugnahme auf AGB, Sonderangebote, etc.) bei, bevor ihr den Brief mit eurer Unterschrift abschließt.

Die eigentliche Schlussfolgerung der Vorlage liegt jedoch in der Fußzeile, wo ihr eure Kontaktdaten erneut eingebt. Ihr könnt auch eure Website oder andere wichtige Informationen eingeben, die ihr für notwendig haltet.

Sobald ihr alle Änderungen vorgenommen haben, könnt ihr die Vorlage speichern und den Brief drucken oder im PDF-Format exportieren, wenn ihr den Vertrag per E-Mail versenden möchten.