SMOICE.com

Smoice.de ist ein Cloud-Service für die Onlinebuchhaltung, der von Christian Anger und Niels Przybilla gegründet wurde. Die beiden Gründer sind schon seit einigen Jahren als Unternehmer tätig: Christian Anger gründete eine Software-Entwicklungsfirma und Niels führt eine Werbeagentur, die sich auf den Bereich der Marketingberatung spezialisiert hat. Dadurch wissen sie, welche Ansprüche Selbstständige in puncto Abrechnung und Zeiterfassung haben. Mit ihrem Buchhaltungstool möchten sie es anderen Unternehmen ermöglichen, Arbeitszeiten und Leistungen präzise und unkompliziert zu erfassen. Deshalb lässt sich das Tool direkt im Browser ausführen, sodass man von jedem Gerät und von überall aus auf die Buchhaltung und Zeiterfassung zugreifen kann. Es handelt sich hierbei um einen deutschen Anbieter, der seinen Sitz in Berlin hat.

Für wen ist der Dienst geeignet?

Der Service richtet sich in erster Linie an Selbstständige, Dienstleister, kleine Agenturen und Beratungen. Aber auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen kann er genutzt werden. Es können bis zu 25 Mitarbeiter hinzugefügt werden, egal ob es sich dabei um freie oder feste Mitarbeiter handelt. Da jederzeit neue Nutzer eingebunden oder gelöscht werden können, zahlt man stets nur für die User, die tatsächlich benötigt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, den Mitarbeitern verschiedene Nutzerrechte zuzuordnen.

Alle Funktionen des Buchhaltungsservice

Smoice.de ist ein Service für die Onlinebuchhaltung und die interne Unternehmensorganisation. Neben der Rechnungsstellung liegt der Schwerpunkt vor allem auf der Stundenerfassung. Sie ist auf grundlegende Eingaben reduziert, sodass man lediglich das Datum, den Startzeitpunkt, den Endzeitpunkt , den Kunden, für den man gearbeitet hat sowie das Projekt und die erledigte Tätigkeit angeben muss.

Zusätzlich bietet das Programm folgende Funktionen:

• Schreiben von Angeboten und Mahnungen
• Wiederkehrende Rechnungen
• Abrechnen von Gutschriften, Skonti und Rabatten
• Eigenes Briefpapier
• Individuelle Gestaltungsmöglichkeiten
• Automatisches Verschicken von Mahnungen
• Projektmanagement
• Verwaltung mehrerer Mitarbeiter
• Import und Export von Excel-Dateien
• Darstellung von Statistiken
• Postversand der Dokumente

Das Interface der Cloud-Software ist übersichtlich. Der Anbieter verspricht, dass von der Registrierung bis zur ersten fertigen Rechnung nur 14 Minuten vergehen. Sollte es länger dauern, darf man das Tool drei Monate lang gratis nutzen.

Technische Details

Es gibt bisher noch keine App von Smoice.de, allerdings ist das Tool von überall aus und auf nahezu allen Geräten nutzbar, da es direkt im Browser ausgeführt wird. Die gesamte Kommunikation mit den Servern wird über den Standard SSL AES 256 Bit übertragen. Dadurch ist die Sicherheit ebenso hoch wie beim Onlinebanking. Eine API-Schnittstelle steht ebenfalls zur Verfügung.

Kostenübersicht

Wer sich bei Smoice.de registrieren möchte, um den Cloud-Service für die Onlinebuchhaltung zu nutzen, hat verschiedene Tarife zur Auswahl, die sich hauptsächlich dadurch unterscheiden, wie viele Mitarbeiter angelegt werden können. Eine Besonderheit besteht darin, dass Kleinunternehmer das Rechnungstool immer kostenfrei nutzen können.

Am günstigsten ist das „Starter“-Paket mit einer Monatsgebühr von 19 Euro. In diesem Tarif wird nur ein aktiver Nutzer unterstützt. Wählt man den „Professional“-Tarif für 29 Euro monatlich, lassen sich drei Mitarbeiter anlegen, während es beim „Business“-Paket für 40 Euro fünf Nutzer sind. Zusätzlich gibt es noch den „10U“-Tarif für 55 Euro, der maximal zehn aktive Nutzer erlaubt. Wem das noch nicht reicht, der wählt das „25U“-Angebot für eine Monatsgebühr von 90 Euro. Hier lassen sich 25 Nutzer hinzufügen.

Es besteht jederzeit die Möglichkeit, ein Up- oder Downgrade der einzelnen Pakete durchzuführen. Die Vertragslaufzeit liegt bei einem Monat und die Zahlung der ausstehenden Gebühr erfolgt per Bankeinzug.

Den Buchhaltungsservice testen

Wenn man sich bei Smoice.de anmeldet, ist die Nutzung in den ersten 30 Tagen kostenfrei. Diese Testphase ist völlig unverbindlich, da man keine Kreditkarteninformationen angeben muss.

Bedienhilfe – so funktioniert das Programm

Auf der Website von Smoice.de werden Screenshots und Videos zur Verfügung gestellt, die die Benutzung der Website erläutern. Das Programm für die Onlinebuchhaltung verfügt über ein Dashboard, wo die erbrachten Leistungen übersichtlich dargestellt werden. Dort sieht man auf einen Blick, welche Leistungen man bereits abgerechnet hat und was noch offen ist. Zudem werden die fünf besten Kunden angezeigt.

Das wichtigste Kernstück der Software ist jedoch die Zeiterfassung. Die Leistungszeit pro Kunde und Projekt lässt sich hier in Sekundenschnelle eintragen und dann per Mausklick als Rechnungsposten übernehmen.

Die erstellten Rechnungen sind mit einem persönlichen PDF-Briefbogen individualisierbar. So lässt sich das Corporate Design des eigenen Unternehmens umsetzen. Für das Design der Rechnungen stehen fünf verschiedene Schriftarten sowie individuelle Nummernkreise zur Verfügung.

Die Leistungserfassung dient dazu, sämtliche Positionen zu erfassen, die für die Kunden berechnet werden. Das gilt zum Beispiel für Materialien, Produkte, Reisekosten, Anfahrten und Dienstleistungen.

Kundenservice

Smoice.de bietet einen Kundenservice per E-Mail (support@smoice.com) und Telefon (+49-30-58 88 19 23) an. Zudem gibt es auf der Website ein Kontaktformular. Das Unternehmen verspricht, innerhalb von 60 Minuten zu antworten, damit Fragen schnell geklärt werden können. Außerdem kann man Live Sessions buchen. Dann steht das Team 30 Minuten lang in einem Live Chat bereit, um wichtige Fragen schnell zu klären. Solche Live Sessions sind für die Kunden des Dienstes kostenlos.

Gehe zu smoice.com