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Online-Buchhaltung für Architekten

Architektenbüro BuchhaltungAls Architekt sollte man eine grundsätzliche Ahnung von der Betriebswirtschaft im eigenen Büro haben. Genau wie mit der Kalkulation von Bauprojekten sollte man sich mit der Rentabilität des eigenen Architekturbüros auskennen. Kunden, Berater und Banken schätzen es außerdem, wenn Architekten Wirtschaftkenntnisse haben, weil man sich so auf Augenhöhe unterhalten kann.

Wenn man die Buchführung selber macht, erhöht es nicht nur die eigene Kompetenz - man spart auch noch viel Geld.

In diesem Artikel decken wir grundsätzliches Wissen über die Buchführung für Einsteiger ab und zeigen die besten Buchhaltungsprogramme für Architekten. So erhalten Sie einen Überblick, was alles erfasst werden muss und warum.

Wenn man die Grundbegriffe einmal kennt, ist alles recht einfach.

Insbesondere gibt es Buchhaltungsprogramme, die speziell auf die Bedürfnisse von Architekten zugeschnitten sind. Mit Buchhaltungssoftware für Architekten läuft die Buchführung spielend leicht und sehr zeitsparend nebenher. Vorbei ist es mit dem Angstgegner – selbst für anfänglich absolute Laien!

Die besten Buchhaltungs-Programme für Architekten:

[anbieter]

Anleitung: Buchhaltung als Architekt selber machen

Grundlegende Einträge, die in der Buchhaltungssoftware erfasst werden:

Einnahmen und Ausgaben erfassen:

Wenn Sie als Architekt Ihre Buchhaltung selber machen, müssen Sie einfach nur auf dem Radar haben, dass Sie regelmäßig alle Einnahmen und Geschäftsausgaben in Ihrem Buchhaltungsprogramm erfassen. Sammeln Sie die Belege an einem Ort und pflegen Sie die Beträge in Ihr Programm ein. Der Vorgang dauert sicher nur ein paar Minuten, wenn Sie es z.B. wöchentlich erledigen.

Keine Ausgaben vergessen! Lassen Sie nichts untergehen. Auch wenn Sie nur ein Set Stifte oder kleine Büroartikel irgendwo nebenbei gekauft haben. Alles was zur Arbeit gebraucht wird, wird ins System engepflegt. Denn die Summe macht's am Ende, dass die Steuerlast verringert wird. Kleinvieh macht auch Mist!

Belege einfach scannen

Ihr Buchhaltungsprogramm sollte idealerweise eine automatische Belege-Erfassung über eine Beleg-Scan-Funktion unterstützen. Das funktioniert dann schnell und einfach mit dem Smartphone, sodass der beleg binnen Sekunden schon im System ist. Modernste TEchnik erlaubt es der Buchhaltungssoftware sogar, die Daten auf dem gescannten Beleg zu verstehen und zu übernehmen.

Abschreibungen

Bei den Kosten, also den Geschäftsausgaben, kann es sein, dass ein Gegenstand "abgeschrieben" werden muss. Das heißt, dass der Betrag nicht auf einmal als Kosten verbucht wird, sondern dass er über mehrere Jahre einen bestimmten Kostenpunkt darstellen darf. Das gilt z.B. für Computer, bzw allgemein für Gerätschaften ab einem bestimmten Anschaffungswert. Keine Angst - das Prinzip der Abschreibung versteht die Buchhaltungssoftware für Sie. Sie müssen an entsprechender Stelle nur den Kaufpreis des Gegenstands eingeben - die Software übernimmt die Kalkulation. Informieren Sie sich trotzdem mal am Rande, wie eine Abschreibung funktioniert. Es hilft dem allgemeinen Geschäftsverständnis.

Angebot erstellen - Honorarhöhe

Wenn Sie die ersten Angebote erstellen und die Höhe eines angemessenen Honorars unklar ist, informieren Sie sich einfach online über Architektenhonorare. Z.B. auf hoai.de. Die Buchhaltungssoftware erstellt ansonsten ein fehlerfreies Angebot in Sekunden.

Rechnung richtig stellen

Das Tolle an Buchhaltungssoftware für Architekten ist, dass Sie keinerlei Vorkenntnisse brauchen, wie man eine korrekte Rechnung erstellt. Die Das Programm erledigt das rechtskonform und fehlerfrei mit nur einem Mausklick. Der richtige Mehrwertsteuersatz wird natürlich mitbedacht.

Egal welche Art Dokument Sie erstellen müssen ob Angebot, Rechnung, Zahlungserinnerung, Lieferschein etc., das Buchhaltungsprogramm für Architekten erstellt alles fehlerfrei und blitzschnell. Flüchtigkeitsfehler sind so kein Thema mehr. Auch stundenlang über der manuellen Erstellung eines Angebots zu brüten ist Geschichte.

Immer einen klaren Überblick

Eine gut konzipierte Buchhaltungssoftware gibt dem Achitekten in der Dashboard-Ansicht einen konkreten Überblick wo Sie wirtschaftlich stehen. Offene Posten bezüglich noch nicht gezahlter Honorare oder offener Rechnungen an Sie werden auch klar angezeigt.

Individuelle Gestaltung der Dokumente

Moderne Buchhaltungsprogramme lassen eine individuelle Gestaltung der Dokumente zu, im Sinne eines eigenen Corporate Design. Was natürlich wichtig für das Firmenimage ist. Angebote, Rechnungen usw werden also ganz in Ihrem Design erstellt, mit Logo und Hintergrundgrafik Ihrer Firma. Bei Bedarf lässt sich das sogar vom Buchhaltungsservice günstig bis kostenlos mitgestalten. z.B. bei easybill.de.

Zeit sparen durch integriertes Online Banking

Eine der wichtigsten Funktionen einer guten Buchhaltungssoftware ist die Schnittstelle zum Online Banking. Natürlich sollte Ihr Firmenbankkonto mit der Buchhaltungssoftware in Verbindung stehen, um Buchungen zeiteffektiv durchführen zu können. Es wäre sehr hinderlich, wenn man sich während der Buchhaltung abseits von der Software erst mal extern im Browser bei seiner Bank einloggen müsste und dort navigieren, um Überweisungen zu tätigen und Zahlungseingänge zu prüfen. Mit einer Schnittstelle zu intergriertem Online Banking geht das einfacher.

Umsatzsteuervoranmeldungen

Dieses Thema ist lästig, geht aber mit passender Buchhaltungssoftware sehr schnell. Von Ihrem Finanzamt wissen Sie, ob Sie die Umsatzsteuererklärung vierteljährlich oder monatlich abgeben müssen. Mit einer Elster-Schnittstelle ist der entsprechende Betrag schnell übermittelt und Sie müssen selber nichts berechnen.

DATEV-Schnittstelle – Daten transportieren für Programmwechsel oder Steuerberater

Eine DATEV-Schnittstelle ist wichtig und wird von den meisten Buchhaltungssoftwares unterstützt. Die Schnittstelle ermöglicht einen Daten-Import und Export. Wenn Sie z.B. von einem Buchhaltungsprogramm zum Anderen wecheln, können Sie die Daten beim einen Programm etwa als CSV-Datei exportieren und in die neue Software wiederum via DATEV-Schnittstelle importieren.

All-in-One

Es ist nur sinnvoll und praktisch, wenn man in der Buchhaltungssoftware alles mögliche speichern und bearbeiten kann, was das Geschäft betrifft Alles an einem Ort! Selbstverständlich gehören dazu alle Kundendaten, inkl. interner Notizen dazu, Projektplanungen mit Kalender, oder sogar ein inegrierter Firmen-Messenger. Nicht jedes Feature ist bei jedem Buchhaltungspaket dabei. Wägen Sie ab, was für Sie Sinn macht und wählen Sie Ihre Software dementsprechend.

Schlussgedanke

Die modernen Programme zur Buchhaltung für Architekten sind alle mehr oder minder gut und Sinnvoll aufgebaut und helfen Ihnen in ganz ähnlicher Weise bei der schnellen und komfortablen Abwicklung dieses Bereichs Ihres Geschäfts. AM Ende sind es Detail-Features, nach denen Sie Ihre Wahl treffen können bzw auch einfach persönlicher Geschmack. Je mehr Ihnen das SOftware Interface und die Usability zusagt, desto positiver und angenehmer sind Ihre GEfühle wenn Sie das Programm verwenden. Und das spielt eine Rolle - ob wir uns dessen bewusst sind oder nicht :). Daher sind die kostenlosen Testphasen sehr fair, die bei allen Anbietern zur Verfügung stehen.

Doch lieber alles vom Steuerberater?

Wenn Sie die grundsätzliche Buchführung am Ende doch lieber Ihrem Steuerberater überlassen, werden Sie sich zumindest um Angebote und Rechnungen auf zeitsparende Weise kümmern wollen. Auch dafür sind Rechnungssoftwares opimiert. Sie machen die fehlerfreie Erstellung und den Versand der Dokumente einfach komfortabel.

Die besten Programme für Angebote und Rechnungen zeigt die Tabelle ganz oben.