Rechnung Schreiben Vorlage

In diesem Beitrag erhaltet ihr als frisch gebackende Unternehmer eine kostenlose Rechnungsvorlage zum Download (einfach aufs Bild klicken und Dokument runterladen). Außerdem erhaltet ihr zusätzlich 25 entscheidende Tipps zum Thema Rechnungen.

Denn es gibt zusätzlich zu fehlenden oder falschen Angaben auf einer Rechnungsvorlage noch etliche weitere Malheurs, die euch um eure Bezahlung bringen können. Lest diesen Artikel also wirklich durch, denn diese Dinge sind wichtig zu wissen, wenn ihr ein erfolgreiches Geschäft aufbauen wollt.

Beginnen wir kurz mit den richtigen Angaben auf dem Rechnungspapier.

 

Das muss eine Rechnung enthalten:

  • „Rechnung“ als Wort
  • Euer Firmenname mit Anschrift, Kontaktdaten und Firmenregisternummer
  • Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) / Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID)
  • Name und Adresse eures Kunden
  • Die Steuernummer des Kunden ist keine Pflicht, nur für EU-Vorgänge, nicht für Rechnungen innerhalb Deutschlands
  • 3 Daten: Rechnungsausstellungsdatum, Lieferdatum, Fälligkeitsdatum der Zahlung
  • Eine eindeutige Rechnungsnummer
  • Beschreibung der Produkte oder Leistungen, einschließlich Menge, Kosten pro Einheit und Gesamtkosten.
  • Gesamtbetrag der Beträge, inkl. Steuerinformationen (Umsatzsteuer ausweisen; weitere Steuern falls zutreffend)
  • Zahlungsmethoden, einschließlich Bankverbindung und Referenznummer zur Identifizierung des Kunden

Und noch ein kostenloser Download – Mit einem solchen Tabellendokument könnt ihr Rechnungsbeträge ausrechnen:

Rechnungstabelle Download

 

25 Rechnungsfehler, die in eurem Unternehmen zu vermeiden sind:

Als Geschäftsinhaber kann die Rechnungsstellung wie eine mühsame aber doch einfache Aufgabe erscheinen, die nicht eure volle Aufmerksamkeit erfordert. Aber die Aufgabe ist elementar, wenn ihr wollt, dass euer Unternehmen einen positiven Cashflow aufrechterhält.

Im Folgenden erfahrt ihr die 25 häufigsten Fehler, die genau das verhindern – dass ihr euer Geld zeitnah oder überhaupt bekommt. Um sicherzustellen, dass ihr für eure Waren oder Dienstleistungen rechtzeitig entschädigt werdet, müsst ihr diese Fehler vermeiden.

1. Vergessen eine Rechnung zu stellen

Offensichtlicher Fehler? Sicher. Aber die Rechnungsstellung kann den Geschäftsleuten manchmal den Kopf verdrehen, weil sie so beschäftigt sind. Es gibt sogar einige Umstände, unter denen ein Geschäftsinhaber keine Rechnung verschickt.

Möglicherweise habt ihr ein Geschäft mit einem Kunden abgeschlossen, bei dem ihr davon ausgeht, dass der Kunde euch automatisch für eure Produkte oder Dienstleistungen entschädigt.

Denkt daran, dass es in eurer Verantwortung liegt, eine Rechnung zu versenden. Macht die Rechnungsstellung zu einer Priorität, damit ihr sie nicht vergesst. Ein professioneller Buchhaltungs- und Rechnungsdienst ist da goldwert und muss nicht teuer sein, wie SevDesk zeigt.

2. Verzögerte Rechnungsstellung

Der beste Zeitpunkt für den Versand einer Rechnung ist unmittelbar nach Abschluss eines Projekts oder eines Verkaufs. Es sei denn, ihr habt eine andere finanzielle Vereinbarung mit eurem Kunden. Aber normalerweise könnt ihr es euch nicht leisten, mit dem Versand einer Rechnung zu warten.

Wir haben tatsächlich festgestellt, dass wenn ihr am selben Tag, an dem der Auftrag abgeschlossen ist, fakturiert (im Gegensatz zum Warten von zwei oder mehr Wochen auf euren Abrechnungszyklus), dann ist es fast 1,5x wahrscheinlicher bezahlt zu werden!

3. Nicht nachverfolgen von unbezahlten Rechnungen

Selbst wenn ihr die Rechnungsstellung zur Priorität gemacht habt und sie sofort oder häufig versendet, wird es Zeiten geben, in denen der Kunde das Fälligkeitsdatum verpasst, weil er die Rechnung verlegt hat, sie einfach vergessen hat oder ähnliches.

Wie beim Versenden von Rechnungen liegt es in eurer Verantwortung, unbezahlte Rechnungen zu verfolgen. Wendet ihr euch sofort an den Kunden, um herauszufinden, was los ist, und verwendet eine Rechnungssoftware, die automatisierte Erinnerungen versendet.

Wenn der Kunde nicht reagiert, müsst ihr möglicherweise Maßnahmen ergreifen, wie z.B. die Einleitung von Kleinstforderungen vor Gericht oder die Verfolgung der Zahlung durch ein Inkassobüro.

4. Unklare Ausdrucksweisen

Vermeidet es, beim Schreiben einer Rechnung eine vage Sprache zu verwenden. Wenn ihr möchtet, dass der Kunde die Rechnung schnell bezahlt, achtet darauf, dass ihr klar angegebene Artikelbeschreibungen, Preise und Mengen angebt. Vermeidet unklare Formulierungen und Beschreibungen.

Eure Kunden müssen auch verstehen, wann die Zahlung fällig ist, indem ihr einen konkreten Zeitraum von soundso vielen Tagen angebot, sowie die Folgen, wenn diese Bedingungen verletzt werden.

5. Keinen Vertrag zu unterzeichnen

Hier sind einige Killer-Worte der Weisheit von Sir Richard Branson: „In einer idealen Welt wäre ein Handschlag alles, was ein Unternehmer oder Manager braucht, um einen Deal mit einem Geschäftspartner abzuschließen.“ Da es jedoch nicht ungewöhnlich ist, dass sich die Geschäftsbedingungen aufgrund der Wirtschaft oder des Geschmacks der Verbraucher ändern, ist es in eurem Interesse, einen unterzeichneten Vertrag zu haben, der euch davor schützt, dass mit euch gespielt wird, anstatt bezahlt zu werden.

Die Unterzeichnung eines einfachen Vertrages durch eure Kunden stellt sicher, dass beide Parteien geschützt sind und bei Zahlungen auf der gleichen Seite stehen. Branson bemerkt: „Schütteln Sie auf jeden Fall die Hand für einen Deal, aber fragen Sie dann Ihre Anwälte, ob sie die Details aufnehmen. Es könnte die beste Rechnung sein, die Sie je bezahlen!“

6. Senden von Rechnungen an die falsche Person oder Abteilung.

Nur weil ihr mit einer Person ein Projekt, einen Verkaufs- und Zahlungsbedingungen vereinbart haben, bedeutet das nicht, dass sie für die Bezahlung der Rechnung verantwortlich sein wird.

Schließlich könnten sie eine ganz andere Abteilung haben oder eine externe Partei mit der Rechnungsstellung beauftragt haben. Noch schlimmer? Die Abrechnung mit dem falschen Kunden. Es ist peinlich, unprofessionell und könnte die Beziehung zu diesem Kunden trennen.

Bevor ihr eine Rechnung versendet, stellt immer sicher, dass ihr sie an die richtige Person sendet.

7. Falsche oder fehlende Angaben

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte eure Rechnung immer die folgenden Informationen enthalten:

Achtet darauf, dass ihr auf jeder Rechnung, die ihr versendet, die folgenden Angaben machen, wie bereits ganz oben schon genauer geschildert:

  • Name und Nummer der juristischen Gesellschaft
  • Büroadresse
  • Name und Adresse des Kunden
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Alle Steuernummern, die nach lokalem Recht erforderlich sind.
  • Zahlungsbedingungen
  • Detaillierte Liste der Produkte oder Dienstleistungen, die ihr bereitgestellt habt.

 

8. Fehlende Detaillierung

Apropos Einzelnachweis, jede eurer Rechnungen sollte eine Erklärung zu jeder Rechnung enthalten, wie z.B. Stundensatz, Spesen oder die Pauschale für ein Projekt.

Wie ihr eure Rechnungen auflisten, hängt von eurem Unternehmen ab, aber es ist ein wesentlicher Bestandteil der Rechnungsstellung, wenn ihr rechtzeitig bezahlt werden wollt, da es eure Kunden genau wissen lässt, wofür sie bezahlen.

9. Keine Verwendung eines Nummerierungssystems

Ein Nummerierungssystem erleichtert die Verfolgung und Verwaltung eurer Rechnungen, z.B. welche Rechnungen bezahlt wurden und welche noch ausstehend sind, und verhindert den Versand von Duplikaten.

Darüber hinaus erleichtert ein Nummernsystem die Suche nach einer Rechnung, wenn ihr jemals das unglückliche Ereignis habt, dass ihr auditiert werdet.

10. Keine Sicherung eurer Rechnung in der Cloud

Was passiert, wenn euer Computer abstürzt oder beschädigt ist und ihr nicht alle eure Daten gesichert habt? Ihr sitzt in der Klemme, um es vorsichtig auszudrücken.

Wie für alle eure anderen wichtigen Dokumente müsst ihr sicher stellen, dass eure Rechnungen gesichert und/oder in der Cloud gespeichert sind, damit sie leicht abgerufen werden können. Glücklicherweise erledigen die meisten Rechnungsstellungssysteme bzw. Onlinebuchhaltungsprogramme das automatisch für euch.

11. Unerklärliche Gebühren

Nicht alle Überraschungen sind angenehm. Tatsächlich ist einer der schlimmsten Rechnungsfehler, den ihr machen könnt, die Zusendung einer Rechnung an einen Kunden, die unverhandelte oder zusätzliche Gebühren enthält. Dies kann zu Verwirrung oder gar Misstrauen führen.

Erklärt eurem Kunden vor Beginn eines Projekts jede einzelne Rechnung, damit sie nicht überrascht sind, wenn sie die Rechnung überprüfen.

12. Überraschende Verzugsgebühren

Verspätete Zinsgebühren können bei euren Kunden ein Gefühl der Dringlichkeit hervorrufen, da ihr sie darüber informiert, dass es Konsequenzen haben wird, wenn die Rechnung nicht bis zum Fälligkeitsdatum bezahlt wird.

Stellt sicher, dass das im Voraus besprochen wird und in euren Zahlungsbedingungen enthalten ist.

13. Keine Anreize bieten

Gleichzeitig solltet ihr eure Kunden ermutigen, die Rechnung pünktlich oder noch besser vorzeitig zu bezahlen.

Dies kann geschehen, indem man ihnen einen Rabatt anbietet, wenn sie die Rechnung bezahlen, bevor sie fällig ist. Andere Anreize können Geschenkgutscheine oder Guthaben sein wenn sie vorzeitig bezahlt werden.

14. Schlechte Formatierung oder Bearbeitung

Rechtschreibfehler, falsche Eurobeträge und generische Formatierungen können euer Unternehmen schlampig und unprofessionell aussehen lassen. Als ob das nicht genug wäre, kann dies auch verhindern, dass ihr die richtige Zahlung rechtzeitig erhaltet.

Überprüft eure Rechnungen immer noch einmal, damit ihr Fehler erkennt, bevor die Rechnung versendet wird.

15. Es werden nicht mehrere Zahlungsoptionen angeboten

Wenn ihr rechtzeitig bezahlt werden wollen, dann müsst ihr es euren Kunden so einfach wie möglich machen, euch zu bezahlen. Erwägt die Verwendung einer Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten, von der Kreditkartenverarbeitung bis hin zu Paypal und Direktüberweisungen.

Glücklicherweise eröffnen sich noch mehr Möglichkeiten, wie z.B. Kryptowährungen wie Bitcoin – so dass Zahlungen sicher, schnell und effizient für euch und eure Kunden sind. Trotz der bisherigen Volatilität von Kryptowährungen ist hier laut vieler Experten ein Zukunftsmarkt in Aussicht. Informieren könnt ihr euch zB auf der offiziellen Bitcoin Website.

16. Kein Branding Eurer Rechnungen

Wusste ihr, dass ihr 3x häufiger bezahlt werdet, wenn ihr ein Firmenlogo zu eurer Rechnung hinzufügt? Das liegt daran, dass ein Logo euer Unternehmen als professionelle und etablierte Marke etabliert und euch von den anderen Rechnungen unterscheidet, die eure Kunden erhalten. Es dient auch als eine gute Branding-Möglichkeit. Werbepsychologisch ist Branding unabdingbar. Wenn ihr noch kein Logo habt, ist hier die beste und günstigste Möglichkeit online schnell ein professionelles Logo designen zu lassen:

99Designs.de

Stellt neben dem Logo sicher, dass ihr Farben, Schriften und Vorlagen verwendet, die eure Marke widerspiegeln und dass diese Dinge festgelegt sind.

17. Fehlende Verwendung Eurer Rechnung als Marketinginstrument

Während das Hauptziel eurer Rechnungen darin besteht, bezahlt zu werden, können Rechnungen auch als Marketinginstrument verwendet werden, das euren Umsatz steigern kann.

Wenn ihr eine Rechnung versendt, scheut euch nicht, Marketingmaterialien wie Flyer oder E-Mail-Newsletter beizufügen. Rabatte für zukünftige Arbeiten oder Produkte und Empfehlungsanreize funktionieren gut.

Das Bitten um Testimonials oder Empfehlungen oder das Zeigen eines kurzen Testimonials auf der Rechnung ist gute Werbung.

18. Schlechte Manieren

Höflich zu sein, wie das Hinzufügen von Sätzen wie „Bitte bezahlen Sie Ihre Rechnung innerhalb von 21 Tagen“ oder „Danke für Ihr Geschäft“, kann den Prozentsatz eurer Rechnungen, die bezahlt werden, um mehr als 5 Prozent erhöhen!

Das mag nicht wie eine große Sache klingen, aber das könnte möglicherweise Tausenden von Euros pro Jahr auf eurem Bankkonto entsprechen.

Als zusätzlichen Vorteil kann die Höflichkeit auch das Image eurer Marke verbessern.

19. Lange Zahlungsfristen

Wenn ihr euren Kunden zu viel Zeit für eine Zahlung gebt, dann wird es natürlich länger dauern, bis ihr eure Entschädigung erhalten.

Wenn ihr beispielsweise einem Kunden 45 Tage Zeit gebt, um eine Rechnung zu bezahlen, und dieser Kunde zahlt euch zwei Wochen nach Fälligkeit, dann bedeutet das, dass ihr zwei Monate gewartet haben, um diese Zahlung zu erhalten.

Es ist die Regel, dass man ein Zahlungsziel von 30 Tagen oder weniger hat, aber stellt sicher, dass ihr die Rechnungsstandards eurer Branche überprüft und den Kunden fragt, wann sein Zahlungszyklus läuft, um eure Zahlungsbedingungen festzulegen.

20. Den Lohnzyklus eines Kunden nicht kennen

Apropos Zahlungszyklus eures Kunden: Eure Kunden haben ihre eigenen Zahlungsverfahren festgelegt. Zum Beispiel können manche ihre Rechnungen nur am Ersten eines jeden Monats bezahlen, was bedeutet, dass selbst wenn ihr ihnen wöchentliche Rechnungen schickt, werden diese Rechnungen erst gebündelt am nächsten Ersten bezahlt.

Fragt eure Kunden, wann ihr Lohnzyklus läuft, damit ihr ihren Zyklus mit eurem eigenen synchronisieren könnt, so dass ihr wissen, wann ihr abrechnen müssen.

21. Nicht flexibel zu sein

Obwohl ihr Zahlungsbedingungen festgelegt habt und ihr euch an diese halten müsst. Bei Bedarf solltet ihr aber vielleicht einen kleinen Wackelraum anbieten.

Zum Beispiel könnt ihr einen monatlichen Zahlungsplan einrichten, anstatt die vollständige Zahlung zu verlangen, wenn der Kunde nicht das Geld hat, um den vollen Betrag der Rechnung bis zum Fälligkeitsdatum zu bezahlen.

Das machen viele Versandhäuser wie z.B. Otto oder Bauer, um den Einkauf auch für Kunden zu ermöglichen, die nicht die komplette Rechnung auf einmal bezahlen können.

22. Nichteinhaltung des Hinweises auf Garantien

Die Bereitstellung von Garantien trägt dazu bei, dass euer Unternehmen legaler und glaubwürdiger erscheint. Es gibt dem Kunden auch Sicherheit.

Wenn ihr eine Garantie oder Gewährleistung anbietet, stellt sicher, dass dies in euren Allgemeinen Geschäftsbedingungen klar angegeben ist.

Ihr solltet auch alle möglichen Situationen besprechen, in denen der Kunde diese Garantie verliert.

23. Speichern von Kreditkartennummern

Das ist ein großes Nein. Tatsächlich verstößt die Speicherung der Kreditkartennummern eurer Kunden gegen die PCI-DSS-Vorschriften. Die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen und seriösen Anbieter für die Zahlungsabwicklung beseitigt diese Versuchung.

24. Das Factoring von Rechnungen nicht kennen

Braucht ihr schnell Bargeld? Dann ist das Rechnungsfakturieren eine beliebte Option, bei der ihrunbezahlte Rechnungen an ein Rechnungsfakturierungsunternehmen verkaufen und dafür Bargeld erhalten.

In den meisten Fällen erhaltet ihr 80 Prozent des Rechnungsbetrages sofort und 20 Prozent (abzüglich Gebühren), wenn die Rechnung vollständig bezahlt ist.

Dies kann zwar eine lebensrettende Option sein, wenn ihr auf Bargeld angewiesen seid, aber viele Unternehmen verstehen das Factoring von Rechnungen nicht vollständig.

Bevor ihr diesen Weg geht, stellt sicher, dass ihr euch über die Gebühren im Klaren seid, die ihr zahlen müsst. Überlegt auch genau ob ihr diesen Weg gehen wollt um Rechnungen z.B. auch von gewöhnlich spät zahlenden Kunden einzureichen.

25. Ein papierbasiertes statt elektronisches System

Schließlich gibt es keine Ausrede mehr, ein papierbasiertes Rechnungssystem zu verwenden. Durch den Wechsel zu einem Cloud-basierten System spart ihr Geld für Porto, Papier und Tinte – es ist schneller und spart ein oder zwei Bäume.

Darüber hinaus beschleunigt es den Zahlungsprozess, da Rechnungen elektronisch gesendet und empfangen werden und es ist einfacher, eure Rechnungen zu verfolgen und zu verwalten.

 

Noch nicht überzeugt? Cloud-basierte Rechnungssysteme automatisieren den Rechnungsprozess, indem sie es euch ermöglichen, wiederkehrende Zahlungen einzurichten, Zahlungserinnerungen zu versenden und eure Rechnungen in der Cloud zu sichern. Unser Test-Sieger bei onlinebuchhaltungs.net ist SevDesk, aus folgenden Gründen:

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