Buchhaltung für Vereine
Vereinsarbeit ist Ehrensache. Eine saubere und richtige Buchhaltung ist hier Pflicht und für den Erhalt des Vereins und seine Entwicklung schlichtweg notwendig. Der Verantwortliche für Finanzen in einem Verein macht diese Vorstandsarbeit in der Regel ehrenamtlich. Nicht jeder Verein hat das Glück, dass ein ausgebildeter Betriebswirt oder Buchhalter diese Aufgabe übernimmt. Aber auch diese Experten und besonders Einsteiger möchten die Vorteile einer Software für Vereinsbuchhaltung nicht mehr missen. Eine dem Vereinswesen spezialisierte Software erleichtert die Arbeit durch maßgebliche Vorteile.
Buchhaltungs-Software für Vereine:
Aktuell sind uns die Vereins-Versionen von Collmex und Sage bekannt:
Software von Collmex
Software von Sage
Dieser Artikel zeigt, was ein gutes Vereinsbuchhaltungsprogramm leistet. Kinderleicht aufgebaut, für Neueinsteiger genauso geeignet wie für Fortgeschrittene. Eine vorhandene Vereinsverwaltungssoftware kann, bei bestehenden Markenanbietern, mit einem Modul für die Finanzbuchhaltung ergänzt werden. Vorteilhafter ist ein Gesamtpaket, „Vereinsverwaltung“ und den Funktionen für Beitragsverwaltung, Finanzbuchhaltung, Spenden, Mahnwesen und Online Banking. Bei einem Kombi-Programm profitieren Anwender deshalb von einer maximalen Zeiterspanis.
Die Arbeit mit Finanzen verlangt ein Gefühl für Verantwortung im Umgang mit Geld. Eine knappe Kalkulation zeigt, wie schnell Stunden der Arbeit sich durch ein Softwareprogramm amortisieren. Im nächsten Abschnitt zeigen die vielfältigen Funktionen, dass der Erwerb einer Buchhaltungssoftware Zeit und Geld spart.
Mitgliederverwaltung
Beiträge einfach verwalten
Der Verein lebt durch seine Mitglieder und Spender, in Form von Beiträgen. Mit dem Programm ist das Anlegen und Verwalten von Daten über Personen sehr einfach und unbegrenzt. Darüber lassen sich nicht nur einfach die Beiträge verwalten, sondern auch alle administrativen Tätigkeiten, von der Einladung bis zur Behandlung von Mitgliederausweisen. Selbstverständlich mit integrierter Schnittstelle zum nationalen Ausweissystem, Deutscher Sportausweis.
E-Mails und Briefe automatisiert erstellen
Die Funktionen für die Arbeit mit E-Mails, Briefen oder Adressen erleichtern die Arbeit enorm. Mit einem bestehenden Textverarbeitungsprogramm lassen sich hier schnell Serienbriefe realisieren. Daten können im Bezug auf Excel im- und exportiert werden. Dort gibt es für geübte Anwender hervorragende Auswertungsmöglichkeiten per Pivot-Table. Die Kompatibilität der Daten, ob in der Mitgliederverwaltung oder Finanzbuchhaltung, sind stets gegeben.
Rechtssicherheit der Vereins-Buchhaltung
Das Softwareprogramm garantiert 100 % Rechtssicherheit. Verstöße im Umgang mit Mitgliederdaten werden zwischen 50.000-300.000 € geahndet ($41 BDSG). Ein Vorstand sollte hierfür nicht haften, sondern dieses lieber der Software überlassen.
Professionelle Finanzbuchhaltung
Die Arbeit mit Finanzen verlangt ein Grundverständnis für die Buchhaltung. Das Programm hilft Einsteigern über ein umfassendes, begleitendes Hilfeprogramm sowie vorgegebenen Arbeitsfeldern (auch Masken genannt). Das sind Einträge über Schnellbuchungsmaske – überschaubar und simpel.
Das Anlegen beliebig vieler Finanzbuchhaltungskonten ist eine hilfreiche Programmfunktion. Die Software enthält einen hinterlegten Kontenstamm. Zahlungseingänge und -ausgänge können so einfach gebucht werden. Die Aufteilung auf verschiedene Konten ist über Splittbuchungen schnell möglich.
Bei größerem Verein ist es von Vorteil, neben der Finanzbuchhaltung, auch mit einer Kostenstellenrechnung zu arbeiten. Die dafür notwendige Verwaltung, in Umgang mit Kostenstellen, ist bereits vorhanden. Mit der Buchung können somit gleichzeitig Konten und Kostenstellen ausgewählt werden. Der Vorteil zeigt sich in der Auswertung. So können die jeweiligen Einnahmen und Ausgaben zum Beispiel nach Abteilungen im Verein zugerechnet werden.
Vereins-Inventarverwaltung
Die Verwaltung und Behandlung von Inventar bereitet dem System keine Schwierigkeit. Alle Inventardaten können nach Kategorie erfasst und am Ende des Jahres, für eine Inventur, benutzt werden. Selbstverständlich ist die Verbuchung auf die jeweiligen Konten Formsache.
Überblick über Rentabilität und Liquidität des Vereins
Für die Liebhaber von Zahlen und Controlling besitzt die Software eine umfangreiche Bibliothek von Kennzahlen. Hiermit lassen sich Rentabilität und Liquidität nicht nur für den Verein auswerten, sondern auch auf die jeweilige Kostenstelle. Transparenz in den Einnahmen und Ausgaben sind jederzeit oder nach Zeitperiode abrufbar.
Online Banking und SEPA
Eine gute Buchhaltungssoftware für Vereine garantiert Rechtssicherheit im Umgang mit Finanzdaten. Vielfältige Buchungskontrollen und Auswertung ermöglichen die Sicherheit des Systems. Die Standards, im bankgerechten Umgang mit Geldern, sind in der Vereinsverwaltungssoftware integriert.
Das Online Banking ist nicht nur kinderleicht, sondern macht auch Spaß. Zeit wird gewonnen, wo das System das frühere Suchen ersetzt. Auf die Konten der jeweiligen Mitglieder oder Spendern besteht jederzeit Zugriff. Die Prüfung von IBAN und BIC sind integriert. Die bestehende Modifikation SEPA 3.0 (seit 1.11.2016 Pflicht) garantiert eine korrekte Abbuchung von Beiträgen nach Fälligkeit.
Die Dokumente, für den rechtssicheren Umgang im Bankeinzug, sind über Musterschreiben vorhanden. Der Export und Import von Zahlen läuft mühelos.
Überweisung können ohne zusätzliche Programme vorgenommen werden. Die Schnittstellen, für die Standard HBCI oder Nutzung von Pin und TAN, sind vorhanden. Die Daten werden nach dem jeweiligen Mitglied oder Spender hinterlegt. Für sich wiederholende Überweisungen gibt es Vorlagen.
Interne Finanzarbeit
In der täglichen Arbeit, mit den Finanzen des Vereins, bietet die Software Zeitersparnisse und Vorteile. Auf die vielfältigen Möglichkeiten, wie die Beitrags-Verbuchung und den Umgang mit Mitgliedsdaten, setzt die innere Verwaltung im System auf.
Spender sind für jeden Verein sehr wichtig. Diese sensiblen Daten werden finanzamtssicher behandelt. Unbegrenzt können Spender verwaltet werden. Beiträge sind einzeln oder in Gruppen zu verbuchen. Das Versenden von Spendenquittungen ist einzel oder als Sammelquittung mit entsprechenden Dankesschreiben möglich. Durch das System gibt es weniger Schwierigkeiten mit dem Finanzamt. Die Spendenbescheinigung sind in aktuellem amtlichem Format. Gelder und Sachspenden, für mildtätige Zwecke oder von politischen Parteien oder Wählervereinigungen, werden sicher behandelt. Über Spendenlisten ist jederzeit ein aktueller Überblick druckbar. Der Umgang mit Spendern, als Mitglied oder als Nichtmitglied, ist möglich.
Mahnungen managen
Nicht nur für erfahrene Finanzbuchhalter ist der Umgang mit dem Thema „Mahnung“ ein sensibles Bearbeitungsfeld. Rechtliche Bestimmungen, zum Beispiel das Inkassorecht, müssen berücksichtigt werden. Der zeitgerechte Umgang bei offenen Beträgen und das Arbeiten in verschiedenen Mahnstufen führt die Software mit einem Klick automatisch durch. Von der Bearbeitung bis zur Vollstreckung, über Serienbrief oder Serien E-Mail. Die offenen Beträge werden sicher über die Mahnstufen verwaltet. So kann mit dem System eine Mahnsache schnell gelöst werden.
Fazit zur Buchhaltungs-Software für Vereine
Die Vorteile beim Kauf einer Software für die Finanzbuchhaltung von Vereinen liegen auf der Hand. Die Einarbeitung in ein solches System ist für Einsteiger einfach. Assistenten stehen digital zur Verfügung und unterstützen bei der Einrichtung der jeweiligen Bearbeitungsfunktionen. Berücksichtigt ist, dass all diese Tätigkeiten für eine sichere Finanzbuchhaltung im Verein genutzt werden kann. Kein manueller „Verbuchungsakt“ mehr. Der Erwerb einer Finanzbuchhaltungssoftware oder Vereinsverwaltungssoftware stellt keine Kosten dar, sondern eine Investition mit erheblichen Mehrwert.