Rechnung Schreiben Als Kleinunternehmer

Word Rechnungsvorlage Kleinunternehmer DownloadDu bist ab jetzt Kleinunternehmer und hast gerade deine erste Bestellung erhalten oder deinen ersten Auftrag erledigt und musst eine Rechnung ausstellen?

Vermutlich geht es dir dann wie den meisten Kleinunternehmern ganz am Anfang und du fragst dich wie denn so eine Rechnung ordnungsgemäß aussehen muss. Um euch zu zeigen wie man korrekte Rechnungen ausstellt, haben wir hier die grundlegenden Informationen zusammengestellt, die jeder Geschäftsinhaber und Freelancer wissen sollte.

Wenn du als frisch gebackender Selbständiger deine erste Rechnung schreiben musst, kannst du z.B. einfach das hier zum Download stehende Muster runterladen und anpassen.

Dieses Rechnungsmuster für Kleinunternehmer hat uns SevDesk zur Verfügung gestellt – ein Onlinebuchhaltungsservice der sogar eine Gratisversion bietet:

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Achte darauf, dass deine Rechnung aus allen wesentlichen Elementen besteht.

8 Wesentliche Elemente, Die Jede Rechnung Enthalten Muss

  • Das Wort Rechnung
  • Euer Name und Anschrift, Kontaktdaten, Firmenregisternummer
  • Name und Adresse des Kunden
  • Steuernummer (vom Finanzamt erteilt) / Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID)
  • Datum: Rechnungsausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum der Zahlung, Lieferdatum
  • Eine eindeutige Rechnungsreferenznummer
  • Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte, einschließlich Menge, Kosten pro Einheit und Gesamtpositionskosten.
  • Gesamtbetrag der mit Steuerinformationen belasteten Beträge
    -> bzw gilt es hier für Kleinunternehmer einen Netto-Betrag ohne MwSt anzugeben**
  • Verfügbare Zahlungsmethoden, einschließlich Bankverbindung und Referenzcode zur Identifizierung des Kunden

**Vorsicht – nicht aus Versehen doch einen Steuerbetrag ausweisen falls du eine Vorlage verwendest die das automatisch tut, weil die Rechnungsvorlage nicht für Kleinunternehmer gedacht war. Der Steuerbetrag müsste dann ans Finanzamt abgeführt werden, wenn er in einer Rechnung steht. Daher sollten Kleinunternehmer, die keine MwSt ausweisen müssen, auch unbedingt darauf achten, das zu unterlassen. Mit der Vorlage auf dieser Seite passiert dir das aber nicht, denn da ist als Umsatzsteuer bereits 0,00% angegeben. Auch enthält die Vorlage bereits den passenden gesetzlichen Hinweis.

Eine Rechnung – Definition

Eine Rechnung ist ein Dokument, das den Kunden von einem Verkäufer ausgestellt wird, der die Zahlung von Waren oder Dienstleistungen verlangt. Die Rechnung ist ein Dokument, das dem Kunden vor oder nach der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen vorgelegt wird. Es handelt sich um ein Rechtsdokument, das bei falscher Ausstellung mit einer Gutschrift annulliert werden kann.

Wenn du ein Verkäufer bist, ist es dir nicht gestattet, eine Rechnung einfach aus den Verkaufsunterlagen zu entfernen. Dein Unternehmen ist wahrscheinlich für die Mehrwertsteuer registriert und du musst Rechnungen gemäß den spezifischen gesetzlichen Anforderungen ausstellen.

SevDesk kann Ihnen bei der Rechnungsstellung helfen. Vereinfache deinen Rechnungsprozess und lasse dich schneller bezahlen. Die Basisversion ist gratis, du kannst dich also ohne Risiko anmelden und den Dienst einfach testen:

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In der Vermietungsbranche gibt eine Rechnung die Dauer der abzurechnenden Zeit an. Der Rechnungsbetrag berücksichtigt neben Preis, Menge und ggf. Rabatten auch die Dauer. Eine Mietrechnung enthält in der Regel die tatsächlichen Stunden, Tage, Wochen oder Monate, die abgerechnet werden.

Rechnungen verfolgen in der Regel den Verkauf einer Dienstleistung oder eines Produkts für Steuer-, Buchhaltungs- und Bestandskontrollzwecke. Die Mehrheit der Handelsunternehmen liefert das Produkt oder die Dienstleistung und erwartet die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt. Unternehmen übermitteln Rechnungen zunehmend digital und nicht mehr auf Papier. Die Dokumente präsentieren die Verkaufsdetails in einer detaillierten Form.

Ein Verkäufer betrachtet das Dokument als Verkaufsrechnung, während der Käufer es als Eingangsrechnung betrachtet. Der Begriff Rechnung ist gleichbedeutend mit geschuldeten Geldern und bezeichnet Käufer und Verkäufer. Diese Form des nicht handelbaren Geschäftsinstruments übernimmt bei vollständiger Bezahlung die Rolle des Eigentumstitels.

Was ist die Rechnungsnummer?

Die Rechnungsnummer ist zweifellos die zweitwichtigste Zahl auf einer Rechnung nach dem fälligen Betrag. Sie können die Nummer auf verschiedene Weise vergeben. Es hängt alles von der Präferenz oder den Anforderungen des Verkäufers ab. Die Rechnungsnummer ist eine eindeutige Kennung. Es hilft dem Verkäufer bei der Suche nach dem Dokument auf einem Computer oder in einer Papierakte.

Die Mehrheit der Buchhaltungssoftware verwendet standardmäßig eine fortlaufende Nummerierung. Einige Unternehmen bevorzugen die Nummerierung auf Kundenebene, die ein Referenzpräfix wie MB001 für Rechnungen mit Einbeziehung des Kundennamens verwendet – MB für Maler Buchner.

Mit welcher Rechnungsnummer soll ich beginnen?

Die Wahl eines praktischen Rechnungsnummernsystems ermöglicht es dir, gut organisiert zu bleiben. Der einfachste Weg, Rechnungen zu nummerieren, ist das globale Nummerierungssystem der Fakturierung, das bei 001 beginnt.

Die meisten Buchhalter bevorzugen das System wegen seiner Einfachheit bei der Verfolgung von Zahlungen. Größere Handelsunternehmen nutzen oft das Sequenziersystem auf Projektebene. Es wird ein Präfix angewendet, das sich auf ein Projekt bezieht, z.B. BLATEXOOO1 für ein Projekt namens Blatex.

Das beste Nummerierungssystem verkompliziert das Rechnungssystem nicht und verwirrt die Kunden nicht. Das System auf Kundenebene ermöglicht eine einfache Suche auf der Grundlage eines Präfixes, das die Kunden identifiziert.

Was ist die Rechnungsadresse?

Die Rechnungsadresse bezieht sich auf die physische Wohnung oder Geschäftsstelle, in der der Verkäufer die Rechnung, Rechnung oder den Beleg schickt. Die Adresse ist in der Regel identisch mit der auf der Kreditkarte oder dem Scheckkonto des Kunden. Es ist die Lieferadresse, an die die Ware geliefert wird. Auf der Rechnung sind auch die Adresse und der Name des Verkäufers angegeben.

Warum sind Rechnungen wichtig?

Das Zusammenstellen und Versenden von Rechnungen an Kunden kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, ist aber unvermeidlich. Aber die Verwendung der Dokumente wie Rechnungen hilft dir, rechtzeitig und vollständig bezahlt zu werden. Eine Rechnung liefert den rechtlich zulässigen Nachweis, dass deine Dienstleistungen und Waren geliefert wurden.

Es hilft auch, das Recht des Verkäufers auf Zahlung zu begründen. Ein effizientes Abrechnungssystem bietet ausreichenden Rechtsschutz bei einer Steuerprüfung. Rechnungen ermöglichen es Unternehmen, die ausgewiesenen Erträge zu belegen.

Wann soll man einem Kunden eine Rechnung stellen?

Die Rechnungsstellung vor der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen ist eine praktische Option bei der Bearbeitung von Kleinaufträgen. Dieser Ansatz bringt einen erhöhten Druck mit sich, die Waren oder Dienstleistungen zu liefern, schließt aber die Möglichkeit der Nichtzahlung aus. Der Erhalt von Vorauszahlungen trägt dazu bei, den Cashflow zu verbessern, insbesondere in kleinen Unternehmen oder bei Kleinunternehmern.

Die Rechnungsstellung nach der Warenlieferung erfordert ein hohes Maß an Vertrauen und kann riskant sein. Die Behebung von Zahlungsausfällen kostet Geld in Form von Rechtskosten oder Inkassokosten. Verkäufer, die Dienstleistungen für Kunden erbringen, können die ersten 50 Prozent bei der Vertragsgenehmigung und den Rest nach Projektabschluss in Rechnung stellen. Die Fakturierung für größere Projekte kann in drei oder mehr milensteinbasierte Zahlungsanordnungen unterteilt werden.

Was ist der Wesentliche Unterschied für Kleinunternehmer-Rechnungen?

Wie schon weiter oben erwähnt, ist der wesentliche Unterschied, dass von der Umsatzsteuer befreite Kleinunternehmer keinesfalls Umsatzsteuer bzw MwSt in ihren Rechnungen ausweisen dürfen. Es dürfen im Fall der Umsatzsteuerbefreiung also nur Nettobeträge in Rechnung gestellt werden. Außerdem sollte man am Ende der Rechnung, unter dem Rechnungsbetrag erklärend zufügen „Als Kleinunternehmer weise ich gemäß §19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer aus.“ oder ähnlich. Eine Reihe zulässiger Formulierungen findest du hier: https://www.arbeitstipps.de/rechnung-ohne-umsatzsteuer-erstellen.html

Jetzt weißt du viel über Rechnungen. Es liegt an dir, ob du eine Rechnungsvorlage in Word oder Excel erstellen oder mit einer vernünftigen Buchhaltungs- und Rechnungssoftware wie SevDesk bearbeiten möchtest.

Wenn du die Dinge selber, ohne Hilfsprogramm machen willst, dann nutze auf jeden Fall die kostenlose Word Rechnungsvorlage auf unserer Seite.