Online-Buchhaltung für Fotografen

Fotografen-Büroarbeit Selbständige Fotografen sind, genau wie jedes Wirtschaftsunternehmen und jeder andere Freiberufler, zur ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Natürlich kann man damit einen Steuerberater beauftragen doch das kostet – und es ist grundsätzlich ratsam sich selbst damit auszukennen. Es hilft ungemein um wirtschaftlich erfolgreich zu werden, wenn man seine Zahlen selbst überblickt.

Als Selbstständiger sollten Sie immer wissen, ob Ihre aktuellen Einnahmen ausreichen, um die Kosten zu decken und welche Rechnungen noch offen sind. Zum Glück ist das heutzutage einfach zu erreichen und bedarf keines BWL-Studiums oder großer Vorkenntnisse. Der Computer kann quasi alles für Sie übernehmen und Ihnen als virtueller Büro-Assistent dienen.

Buchhaltung als Fotograf selber machen und Geld sparen

Mit einem modernen Buchhaltungsprogramm, dass durch alle notwendigen Buchführungsschritte führt und unterschiedliche Auswertungen anbietet, gelingt das eigene Rechnungswesen spielend leicht. Wer nur die vollständig gebuchten Unterlagen für die Steuererklärung zum Steuerberater gibt, spart außerdem jede Menge Geld.

Gute Buchhaltungsprogramme für Fotografen gibt es schon für einen Jahresbetrag von ca. 100 Euro. Achten Sie darauf, dass die gesetzlichen Steueränderungen regelmäßig eingearbeitet werden. Darüber gibt der Software-Hersteller Auskunft. Verknüpfen Sie mit der Buchhaltung auch das Rechnungsschreiben, dann brauchen Sie alle wichtigen Daten nur einmal zu erfassen. Hilfreich sind Schnittstellen zum Online-Banking, zur ELSTER-Software des Finanzamtes und eine DATEV-Schnittstelle zum reibungslosen Daten-Export für den Steuerberater. Viele Anbieter führen kostenfreie Demoversionen, die Sie unbedingt nutzen sollten! Buchhaltungssoftware für Anfänger sollte ein intuitiv zu erfassendes Dashboard anbieten, zusätzliche Hilfen zeigen und für Probleme eine Hotline bereithalten.

Betriebs-Einnahmen als Fotograf

Als selbständiger Fotograf stellen Sie alle erbrachten Dienstleistungen in Rechnung. Dazu gehören die Herstellung von Porträts oder Bewerbungsfotos, die Außenaufnahmen bei einer Hochzeit oder die Werbefotografien für die Imagebroschüre eines Unternehmens. Denken Sie daran, dass Sie auch alle Vorbesprechungen, die Fahrtkosten, das Einrichten des Sets, das Shooting selbst und natürlich die Nacharbeitung bezahlt haben möchten! Viele Selbständige arbeiten hier mit Stundensätzen. Ein Honorar in Höhe von 40 – 50 Euro je Stunde wäre auch für einen Fotografen angemessen. Ihr Stundensatz muss alle Ihre Kosten decken! Im Internet finden Sie verschiedene Hilfen dazu, zum Beispiel Honorarrechner für Fotografen. Bieten Sie Ihre Leistungen schriftlich an, damit es nicht zu Missverständnissen kommt.

Rechnungen schreiben mit der Buchhaltungssoftware

Nur wenn Sie genügend verdienen, werden Sie als selbständiger Fotograf am Markt bestehen können. Das Buchhaltungsprogramm bietet Ihnen einen guten Überblick, wie hoch Ihre Einnahmen monatlich sind. Schreiben Sie Ihre Rechnungen zeitnah, denn nur wenn der Kunde bezahlt hat, können Sie über das Geld verfügen.

Zu Beginn Ihrer Tätigkeit ist es ratsam, so viele Aufträge wie möglich bar zu kassieren um erstmal möglichst liquide zu sein. Legen Sie dazu im Buchhaltungsprogramm ein Kassenbuch an. Äußerste Sorgfalt ist hier wichtig, denn Barvorgänge schauen sich die Finanzämter besonders gründlich an. Schreiben Sie Rechnungen wirklich nur an Unternehmen, nicht an Privatpersonen. Nehmen Sie dann alle Daten des Kunden genau auf. Verwenden Sie Ihr Buchhaltungsprogramm auch dazu, ordnungsgemäße Rechnungen zu schreiben. Geben Sie nur zeitnahe Zahlungsziele. Verbuchen Sie die Zahlungseingänge des Kunden auf Ihrem Bankkonto bald, dann haben Sie immer einen guten Überblick.

Honorar berechnen als Fotograf

Für Berufseinsteiger ist die Kalkulation des Honorars oft eine Hürde und eher unangenehm. Man ist es noch nicht gewöhnt vernünftige Beträge als Profi in Rechnugn zu stellen und hat teilweise sogar Hemmungen einen angemessenen Betrag zu verlangen. Doch das müssen Sie, um am Markt bestehen zu können Ihre Arbeit ist erwas Wert! Wie man sein Honorar als Fotograf selbst kalkuliert, erklärt diese Seite sehr gut.

Mahnungen

Buchhaltungssoftware führen sogenannte „Offene-Posten-Listen“ (OPOS) sowohl für Kunden als auch für Lieferanten. Auf Knopfdruck wird dann gezeigt, was bereits überfällig ist. Mahnen Sie säumige Kunden auch schnell an! Bei dieser unliebsamen Arbeit hilft die Software ungemein durch eine professionelle Vorlage und eine schnelle Abwicklung.

Die Betriebs-Ausgaben als Fotograf

Ladenmiete, Fahrten zu den Aufträgen, Versicherungen, Verbrauchsmaterial, Werbung, Equipment – alle diese Ausgaben gehören zu den Kosten Ihrer Selbständigkeit.

Heben Sie alle Belege gut auf, denn nur dann werden sie als Kosten anerkannt. Das gilt ganz besonders für Barquittungen. Sind Sie vorsteuerabzugsberechtigt, dann achten Sie hier auch auf den korrekten Ausweis der Vorsteuer. Die Buchhaltungssoftware erfasst alle Kosten auf getrennten Sachkonten. So gelingt es leicht, über die verschiedenen Posten den Überblick zu behalten. Fortgeschrittene stellen sich in den Folgejahren Kostenbudgets für die Ausgaben auf.

Die Kosten für die Fototechnik

Verschiedene Kameras, hochwertige Beleuchtungstechnik, umfangreiche Shootingausstattung, das neue Fahrzeug – die Anschaffungspreise für die notwendige Ausrüstung darf ein Gewerbetreibender nicht sofort als Kosten verbuchen, wenn sie nicht höher als 450 Euro sind. Hier muss die Wertminderung berechnet werden, die durch die Abnutzung entsteht – das wird in der Buchhaltung als Abschreibung bezeichnet. Die Höhe der Abschreibung orientiert sich an der voraussichtlichen Nutzungsdauer der Gegenstände. Als Richtlinie für die AfA (Absetzung für Abnutzung) dienen sogenannte Afa-Listen, die die Finanzverwaltung regelmäßig veröffentlicht.

Immer einen klaren Überblick wo Sie finanziell stehen: Auswertungsmöglichkeiten der Buchhaltungssoftware

Neben den Offenen-Posten-Listen, die den Stand der Außenstände und der Verbindlichkeiten tagaktuell zeigen, ist die monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) der bekannteste Report im Rechnungswesen. Oft verlangt die kreditgebende Bank regelmäßig die BWA und oft auch eine Liquiditätsvorschau, um die Geschäfte einschätzen zu können. Die BWA vergleicht Monat für Monat die Einnahmen mit den Ausgaben. So lässt sich leicht erkennen, ob der Fotograf wirtschaftlich arbeitet. Wenn nicht regelmäßig Gewinne erzielt werden, muss schnell gehandelt werden! Eine gute Software bietet die Auswertungen auf dem Dashboard an.

Schnittstellen zum Banking und zu ELSTER

Modernes Onlinebanking vereinfacht heute den Zahlungsverkehr. Gerade wenn Sie regelmäßige Zahlungen an Stammlieferanten, an den Vermieter oder das Stromunternehmen haben, bringt eine gute Software Vorteile. Umsatzsteuervoranmeldungen, die Sie monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt senden müssen, können Sie mit Hilfe des Buchhaltungsprogramms gut selbst anfertigen. Es trägt alle relevanten Daten Ihrer Buchhaltung in die richtigen Felder des amtlichen Formulars ein und versendet sie mit ELSTER.

Die Vorteile der eigenen Buchhaltung lassen sich schnell zusammenfassen: Der selbständige Fotograf kann leicht erkennen, ob seine Arbeit wirtschaftlich ist. Die Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit, denn Rechnungsfakturierung, Mahnwesen und Banking-Modul greifen direkt auf die nötigen Daten zu. Voraussetzung ist ein zeitnahes Verbuchen der Belege.